Dobar softverski paket za telefonsku sekretaricu trebao bi nuditi sučelje koje je jednostavno za korištenje i mora biti kompatibilno s postojećom opremom i telefonskim sustavima. Treba uzeti u obzir i početne troškove, kao i dostupnost ažuriranja i ponuđenu podršku. Dodaci ili prilagodljive značajke također pomažu osigurati bolje korisničko iskustvo.
Zahtjevi svakog pojedinog poduzeća razlikovat će se kada je u pitanju softver za usluge odgovora. Jedno od najvažnijih razmatranja je je li softver jednostavan za korištenje. Zasloni na jednom zaslonu mogu pomoći u pojednostavljenju komunikacijskog procesa i također pomoći u povećanju brzine. Jednostavna upotreba pomoći će smanjiti svaku dodatnu obuku i osigurati učinkovitost zaposlenika.
Dobavljač kojeg odaberete trebao bi vas moći savjetovati o kompatibilnosti softvera za telefonsku sekretaricu s bilo kojom postojećom opremom ili telefonskim sustavima. Važno je osigurati da odabrani softver funkcionira s opremom koju već imate, smanjujući nepotrebnu tehničku pomoć ili dodatne troškove zamjene opreme.
Možda bi bilo pametno kupovati kako biste pronašli konkurentnu cijenu za paket koji odgovara vašim potrebama. Neki softverski paketi telefonske sekretarice također nude dodatna ažuriranja. Kada morate rješavati probleme sa softverom, uvijek je korisno imati pristup dobroj korisničkoj podršci. Neki proizvođači softvera za telefonske sekretarice nude 24-satne pozivne centre za obradu upita klijenata.
Softverski paketi usluge javljanja često sadrže prilagodljive opcije kako bi se stvorilo ugodnije korisničko iskustvo. Značajke kao što su prilagodljivi pozdravi mogu pomoći u personalizaciji iskustva za korisnike i klijente. Ako želite imati pristup detaljnim informacijama o poslanim porukama i primljenim pozivima, opcija detaljnog izvješća bila bi dobra značajka za traženje.
Ako je razina brige o korisnicima ili kvaliteta usluge prioritet, onda je softverski paket koji nudi snimanje poziva dobar izbor. Pozivi se mogu pratiti i snimati kako bi kasnije odgovarajuće osoblje moglo pristupiti informacijama.
Neki softverski paketi telefonske sekretarice također sadrže značajke zakazivanja, koje su posebno korisne za slanje podsjetnika na određene zadatke ili rokove. Kada se primi upozorenje, informacije se mogu proslijediti korisniku putem telefona, e-pošte ili tekstualne poruke. To znači da je komunikacija brza i učinkovita te da su korisnici uvijek u toku bez obzira na njihovu lokaciju.
Češće nego ne, trgovac će imati web stranicu s detaljima o svojim proizvodima i raznim značajkama. Ovo je brz i jednostavan način za usporedbu značajki i troškova različitih softverskih paketa.