Odabir najboljeg softvera za organizatore za praćenje digitalnih dokumenata, slika i unosa može biti zbunjujući proces. Dostupne su mnoge dobre aplikacije za organizatore koje olakšavaju ovaj zadatak. Dobivanje najboljeg softvera za organizatore moguće je određivanjem onoga što treba elektronički pohraniti, preferencije za pohranu na mreži ili računala, koliko je prostora za pohranu potrebno i kako će datoteke dodavati, sortirati, dijeliti i preuzimati od strane korisnika.
Prvi korak u odabiru najboljeg softvera za organiziranje je odlučivanje što treba organizirati i kako treba biti organizirano za čišćenje digitalnih datoteka. Pravi softver za organizatore omogućuje korisnicima brz prijenos digitalnih datoteka kao što su dokumenti, proračunske tablice, recepti, fotografije, glazba i video zapisi, u sustav arhiviranja koji je jednostavan za upravljanje. Dostupne su softverske aplikacije za osobno organiziranje koje automatski postavljaju datoteke i te se datoteke mogu prilagoditi svim vrstama medija.
Zatim odaberite softver za organizatore kojem se pristupa bilo putem računalnog programa temeljenog na tvrdom disku, web-temeljenog ili mobilnog sustava organiziranja. Razmislite o tome kako će se datotekama pristupati i dijeliti ih i odaberite organizator koji ima najviše smisla. Imajte na umu da datoteke koje se čuvaju na računalu moraju biti zaštićene antivirusnim i špijunskim softverom. Softver za mobilno organiziranje zaštićen je šifriranjem različitih razina ovisno o davatelju.
Najbolji izbor u softveru organizatora bit će sustav arhiviranja koji ima odgovarajući prostor za pohranu elektroničkih datoteka, s mogućnošću dodavanja više prostora za pohranu po potrebi. Ako ne odaberete uslugu organizatora s dovoljno prostora, može doći do nepotpunih ili oštećenih digitalnih datoteka koje neće biti upotrebljive. Za dokumente se preporučuje korištenje najmanje 1-2 GB prostora za pohranu za organiziranje aplikacija. Za filmove, slike i videozapise odaberite sustav s mnogo većim kapacitetom pohrane, jer te datoteke mogu biti vrlo velike. Preporuča se čak 250 GB.
Na kraju, kada odaberete pravi softver za organizatore, razmislite o tome kako će korisnici prenijeti, razvrstati, podijeliti i dohvatiti datoteke. Datoteke se mogu pretvoriti u digitalne formate i prenijeti u softver za organiziranje radi lakšeg skladištenja. Pronađite program koji omogućuje prilagođeno upravljanje datotekama. Postoji mnogo dobrih besplatnih programa za organizatore koji korisnicima omogućuju brzo dijeljenje i razvrstavanje datoteka putem e-pošte, SMS-ova, društvenih mreža i virtualnih komunikacijskih kanala. Sve su to važni čimbenici koji s vremenom mogu učiniti program organiziranja lakim ili teškim za korištenje.