Kada pokušavate odabrati najbolji softver za osobni organizator za vaše potrebe, nekoliko stvari treba uzeti u obzir. Uzmite u obzir svrhu kojoj trebate služiti softver za osobni organizator, namjeravate li upravljati softverom s više od jednog stroja ili uređaja i iznos novca koji želite potrošiti na softver. Također treba uzeti u obzir koliko ste vremena spremni uložiti u učenje korištenja odabranog softverskog paketa. Svako od ovih razmatranja utječe na raspravu i vaš izbor softvera za osobni organizator trebao bi odražavati vrijednost koju pridajete tim pojedinačnim točkama.
Prva stvar koju treba uzeti u obzir pri odabiru učinkovitog softvera za osobni organizator je svrha kojoj softver treba služiti. Ako koristite softver za koordinaciju tko ima nogometne treninge, a tko balet, možda će vam trebati mnogo drugačija postavka softvera od one za malu poduzetnicu koja pokušava pratiti ručkove klijenata, poslovne troškove i prodajne pozive. Znati što trebate da vaš softver radi za vas je ključ za donošenje najboljeg izbora za vaše potrebe.
Gotovo jednako važno kao i poznavanje svrhe softvera je znati kako ga namjeravate koristiti. Ako želite koristiti svoj osobni program za organizatore isključivo na svom kućnom računalu, onda bi besplatni program bez nepotrebnih stvari mogao biti savršen izbor. Međutim, ako više volite ponijeti svoj raspored u pokretu sa sobom, možda ćete se htjeti odlučiti za softver koji je višestruko kompatibilan s različitim operativnim sustavima i uređajima kao što su mobiteli i PDA uređaji ili odabrati web-uslugu kojoj se može pristupiti s bilo koji uređaj povezan s internetom. U nekim slučajevima možete se čak odlučiti za softver za osobni organizator koji se može pokrenuti s USB fleš diska tako da svoje zakazivanje i osobne podatke možete ponijeti sa sobom čak i kada ste izvan područja internetskih usluga.
Još jedno primarno razmatranje je trošak. Iako je lijepo imati sve lijepe značajke uključene u neke softverske pakete za osobni organizator, razvoj proizvoda obično dolazi s cijenom. Ako vam ne treba program sa 16 različitih svjetskih satova i 32 postavke alarma, zapravo nema previše smisla plaćati tu značajku. Dostupne su mnoge vrste organizatora i softverskih paketa koji pomažu ljudima da organiziraju svoj osobni raspored i informacije koje su povoljne ili besplatne. Ako ovi programi ne zadovoljavaju vaše osobne potrebe, uvijek se možete odlučiti za dodatke uključene u skuplje pakete.
Prilikom odabira najboljeg osobnog organizatora za svoje potrebe, razmislite o količini vremena koje ste spremni uložiti u učenje novog programa. Svaki program će zahtijevati neko vrijeme da nauči kako funkcionira. Razrađeniji osobni organizatori općenito zahtijevaju više vremena za učenje dodatnih funkcija. Bilo da se radi o besplatnom softveru za osobni organizator ili najskupljem softverskom paketu na tržištu, ako ga ne znate koristiti, beskorisno je. Prije nego što se odlučite za organizatora za svoje osobne potrebe, odlučite koliko ste vremena spremni uložiti u učenje korištenja softvera i napravite svoje izbore u skladu s tim.