Prilikom odabira softvera za prijedloge potrebno je uzeti u obzir nekoliko čimbenika: vaše potrebe i zahtjeve, vrstu podataka i sadržaja koje želite ugraditi u svoja izvješća, postoje li prilagođeni predlošci i hoće li vam softver omogućiti izradu prilagođene robne marke. Ostale značajke koje treba tražiti su dosljedan sadržaj, pohrana podataka i mogućnost ispisa prijedloga ili izrade podatkovnih datoteka. Najbolji softver za prijedloge odgovarat će vašim potrebama i ponuditi neke, ako ne i sve, od ovih značajki.
Razmislite o formatu koji koristite pri sastavljanju prijedloga. Ako imate klijente s jedinstvenim specifikacijama ili ako morate dostaviti prijedloge u određenim formatima, softverski paket s promjenjivim formatima je dobra opcija. Najbolji softverski paket trebao bi vam omogućiti izmjenu predložaka, dodavanje, uređivanje ili uklanjanje teksta po potrebi.
Najbolji prijedlog softverskih paketa omogućit će vam i korištenje brojki. To je osobito važno kada su u prijedlogu potrebne detaljne informacije o cijenama, izračuni ili konfiguracije. Dobar softverski paket za prijedlog trebao bi omogućiti unos informacija kao što su tablice cijena ili omogućiti uvoz tih informacija.
Označavanje robne marke može biti važno prilikom kreiranja prijedloga, a dobar softverski paket za prijedlog će uključivati ovu opciju. Ako različiti pojedinci u vašoj tvrtki kreiraju prijedloge, možda ćete također htjeti osigurati da svi prijedlozi budu dosljedni u stilu. Dosljednost pomaže u stvaranju imidža tvrtke, a mogućnost prilagođenog brendiranja vaših prijedloga može potaknuti dojam profesionalnosti.
Neki predloženi softverski paketi funkcioniraju kao softver kao usluga. Softver ove vrste nudi korisnicima pristup putem Interneta. Ova vrsta softvera za prijedloge sprječava pohranu informacija na lokalnom računalu i pomaže u održavanju dosljednosti podataka za sve korisnike. Dosljednost podataka vrlo je važna prilikom suradnje, a neposredan pristup ažuriranjima podataka osigurat će da ažurirane informacije budu dostupne svakom korisniku.
Dobar program prijedloga omogućit će vam praćenje svih promjena u dokumentima. Ova značajka može uštedjeti puno vremena kada prodavač napusti tvrtku ili ga zamijeni netko novi. Ako su prijedlozi pohranjeni u sustavu, to drugima omogućuje pregled različitih verzija i preuzimanje računa.