Prvi korak u odabiru najboljeg softvera za unos podataka je određivanje specifičnih zahtjeva za obradu informacija koje imate za softver. Količina podataka s kojom ćete raditi bit će najbolji pokazatelj hoće li jednostavni programi za proračunske tablice ili programi za obradu teksta biti dovoljni ili će vam trebati softver za unos baze podataka ili softver za obradu slika. Izvor vaših podataka utjecat će na vašu odluku, jer će upitnici imati drugačije zahtjeve od pretraživanja teksta ili katalogiziranja pojmova ili vrijednosti.
Ako se namjeravate koristiti za ograničene upitnike s malim uzorcima, jednostavan program za proračunske tablice vjerojatno će biti dovoljan. Anketu s 10 ili manje pitanja koje je poslalo manje od 200 ljudi može se unijeti i izračunati ručno. Većina računala ima već ugrađen program za proračunske tablice koji može rukovati aplikacijama za unos podataka ove veličine. Ako ne, na Internetu su dostupni besplatni programi koji uključuju proračunsku tablicu ili aplikaciju za obradu teksta. Program za obradu teksta mogao bi se koristiti za laganu transkripciju ili prijevod.
Složenije ankete ili izvori informacija zahtijevat će mogućnost baze podataka u odabranom softverskom paketu za unos podataka. Opet, s manje od 200 ispitanika, informacije se mogu unijeti ručno, a program baze podataka može sortirati informacije umjesto vas. Ako ćete svoje podatke uzimati iz papirnatih obrazaca, trebali biste koristiti softver za obradu slika koji će ih skenirati i prikazati kako biste mogli unijeti odgovore u bazu podataka. Ako vaše potrebe uključuju pretraživanje teksta, softver za optičko prepoznavanje znakova (OCR) mogao bi biti potreban u vašem softveru za unos podataka.
Za najsloženije ankete ili najveće veličine uzorka, postoje softverski paketi za unos podataka koji se nazivaju statistički programi koji mogu osigurati i koordinirati različite komponente. Ove aplikacije za unos podataka obično su prilično skupe, ali budući da obavljaju više funkcija i mogu smanjiti količinu potrebnog ljudskog rada, dugoročno mogu biti isplative. Oni su vrlo komplicirani i zahtijevat će poznavanje statistike i pažnju na detalje u razvoju tehnike anketiranja.
Vaš izbor softvera za unos podataka uvelike ovisi o tome koliko ste duboko uključeni u projekt. U povremenim ili pojedinačnim slučajevima, možda biste trebali razmisliti o outsourcingu. Ako želite pokrenuti uslugu ili pokrenuti velike, komplicirane i kontinuirane zadatke obrade informacija, tada bi statističko programiranje ili programiranje paketa moglo biti bolja opcija.