Softver za upravljanje ispisom pomaže korisniku računala da odabere što želi ispisati. Korištenjem softvera korisnici mogu ispisivati samo ono što je potrebno i mogu izbjeći trošenje tinte i papira pisača na dodatne slike, dijelove dokumenta ili elemente web stranice sadržane na stranici. Osim pomoći pri ispisu pojedinačnih dokumenata, mogu postojati određeni uslužni programi za bilježenje ispisa koji informiraju upravitelje ureda ili stručnjake za informacijsku tehnologiju o navikama ispisa članova osoblja ili korisnika.
Softver za ispis može biti dostupan u obliku desktopa ili preglednika. Softver za stolna računala može se preuzeti na tvrdi disk računala, a dodaci preglednika mogu se instalirati tako da rade u sprezi s preglednikom korisnika. Softver koji je dizajniran za rad na radnoj površini računala automatski će se otvoriti kada korisnik pokuša ispisati iz aplikacije. Korisnicima se može zatražiti pregled zadatka ispisa i ponuditi mogućnost uređivanja zadatka ispisa uklanjanjem nepotrebnih elemenata ili kombiniranjem više dokumenata. Softverom koji radi kao dodatak za preglednik može se manipulirati iz preglednika, a korisnici mogu ukloniti oglase, slike, podnožja, zaglavlja ili druge potrošne dijelove web-mjesta radi ispisa.
Značajke softvera za upravljanje ispisom mogu se razlikovati od softverskog paketa do softverskog paketa. Neke uobičajene značajke uključuju mogućnost automatskog preskakanja praznih stranica, kombiniranja više zadataka ispisa, uklanjanja suvišnog teksta i slika, brisanja nepotrebnih stranica te spremanja i e-pošte prilagođenog ispisa. Korisnici mogu iskoristiti bilo koju ili sve ove značajke kako bi maksimalno uštedjeli papir.
Neprofitne organizacije, knjižnice, škole, laboratoriji za učenje i društveni tehnološki centri mogu imati koristi od instaliranja i korištenja softvera za upravljanje ispisom. Korištenje ovog softvera može pomoći u smanjenju operativnih troškova i očuvanju komunalnih resursa. To može rezultirati produženim korištenjem objekata. Tvrtke mogu povećati profit jednostavnim korištenjem softvera za upravljanje ispisom kao dio svojih svakodnevnih operativnih rutina.
Osim toga, može se preuzeti, instalirati i koristiti bilo koji broj softverskih uslužnih programa za upravljanje ispisom. Na primjer, jedan softverski paket može blokirati slike, dok drugi daje pregled dokumenata prije nego što budu ispisani. Srećom, softver za upravljanje ispisom obično je besplatan ili dostupan po niskoj cijeni, a popusti se mogu odobriti neprofitnim ili obrazovnim organizacijama. Korisnici bi trebali osigurati da njihova računala imaju instalirane potrebne upravljačke programe pisača i da imaju pristup mreži ili da su fizički povezani s pisačima. Kako bi provjerili osnovnu funkcionalnost, korisnici bi trebali ispisati testne dokumente prije preuzimanja softvera.