Softver za web konferencije prvenstveno koriste tvrtke, suradnici i fakulteti, a odabir pravog programa za vaše konferencijske potrebe znatno će olakšati proces. Svaki softverski program za web konferencije ima maksimalan broj sudionika, a taj maksimalni broj mora biti dovoljan da uključi sve potrebne; inače ćete morati postaviti ograničenje broja sudionika tijekom konferencije. Trebali biste provjeriti konferencijsku metodu, kao što je tekst ili video, kako biste bili sigurni da se konferencija može predstaviti na način na koji želite da bude bez plaćanja za značajke koje nećete koristiti. Značajka podizanja ruke olakšat će sudionicima da se uljudno ubacite tijekom takve konferencije. Datoteke se često dijele tijekom web konferencije, a moderna platforma za dijeljenje datoteka to će olakšati.
Baš kao i fizička konferencijska dvorana, softver za web konferencije imat će maksimalan broj sudionika koji mogu sudjelovati u web konferenciji odjednom. Trebali biste provjeriti ovaj broj prije odabira programa i osigurati da je maksimum dovoljan da svi mogu sudjelovati. Većina programa ima visoku granicu, u rasponu od 100 do 1,000 sudionika, što bi trebalo biti dovoljno za većinu namjena.
Postoji nekoliko načina za vođenje web konferencije, uključujući tekstualni razgovor, video konferenciju ili putem audio kanala. Iako će većina konferencija imati koristi od miješanja tih metoda, trebali biste odabrati samo metode koje ćete koristiti. Dobivanje softvera za web konferencije s metodama koje se neće koristiti obično samo gubi novac, jer te značajke obično povećavaju cijenu konferencijskog softvera.
Na konferenciji u kojoj su svi sudionici u jednoj prostoriji, lako je znati kada se netko želi ubaciti, jer on ili ona može ispustiti zvuk ili podići ruku. Kako bi oponašao ovo iskustvo, neki softver za web konferencije ima značajku podizanja ruke koja stvara malu ruku ili sličnu grafiku u blizini imena profila sudionika. To vam omogućuje da prihvatite zahtjev sudionika da govori ili ga zamolite da pričeka trenutak kako biste mogli završiti svoju misao. U suprotnom, sudionik će možda morati prekinuti kako bi iznio svoju poantu.
Tijekom web konferencije datoteke se obično dijele kako bi sudionici mogli čitati ili vidjeti materijal o kojem netko drugi govori. To je isto kao i dijeljenje kopija dokumenta na redovnoj konferenciji. Kako bi se to olakšalo, u softveru za web konferencije trebao bi postojati pojednostavljen sustav dijeljenja datoteka kako bi se te datoteke mogle brzo dijeliti između sudionika bez mnogo problema i bez odgođenog preuzimanja.