Sustav narudžbenice slijed je koraka kroz koje pojedinac mora proći kako bi zatražio nabavu robe i usluga za potrebe tvrtke. Ovi sustavi pružaju revizijski trag za praćenje kretanja financijskih sredstava tvrtke. U poslovnom okruženju za te sustave postoji više sustava. Većina njih usmjerena je na računovodstveni i interni dokumentni sustav poduzeća. Odabir najboljeg sustava narudžbenice zahtijeva razmatranje niza čimbenika koji se odnose na poslovne sustave tvrtke.
Vlasnici poduzeća i menadžeri trebali bi odlučiti žele li koristiti ručni ili automatizirani sustav narudžbenica. Ručni sustavi obično uključuju korištenje papirnate bilježnice koja sadrži sekvencijalno numerirane narudžbenice. Zaposlenik će ispuniti obrazac, koji obično zahtijeva dobavljača, cijenu, količinu, opis i računovodstvenu šifru, prije nego što ga podnese na odobrenje. Ti dokumenti obično uključuju kopiju koja se čuva u arhivu. Automatizirani sustav funkcionira slično, osim što će zaposlenici koristiti poslovni ili računovodstveni softver tvrtke i ispuniti elektronički dokument narudžbenice.
Broj narudžbenica koje će tvrtka generirati kroz svoje uobičajeno poslovanje igrat će veliku ulogu pri odabiru sustava narudžbenica. Korištenje ručnog sustava može postati zamorno i rezultirati izgubljenim dokumentom, uzrokujući da zaposlenici ponovno kreiraju narudžbu. Osim toga, tvrtke obično moraju čuvati te dokumente nekoliko godina, ovisno o primjenjivim saveznim ili državnim zakonima. Automatizirani sustav narudžbenica može ublažiti neke od ovih problema, iako učenje i korištenje kompjuterizirane verzije može zahtijevati više obuke.
Ostali čimbenici koje treba uzeti u obzir pri odabiru sustava narudžbenica su broj zaposlenika koji koriste narudžbenice i lokacija ureda za nabavu tvrtke. Dopuštanje više zaposlenika pristupa i kreiranja narudžbenica može zahtijevati od tvrtki da imaju više papirnatih dokumenata pri ruci ili više korisničkih imena za pristup modulu narudžbenice. Velike organizacije često će imati odjel nabave ili voditelja nabave koji će upravljati narudžbom prilikom slanja narudžbi. Ako više pojedinaca predaju narudžbenice, to može stvoriti prelijevanje informacija u odjelu nabave. Tvrtke će možda morati ograničiti pristup sustavu narudžbenica kako bi izbjegle ovaj problem.
Poduzeća će također morati razmotriti kako narudžbenice teku u računovodstveni odjel. Pojedinci u računovodstvu moraju imati jednostavan pristup sustavu kako bi pregledali narudžbenice prije plaćanja računa. Revizori će također trebati pristup kako bi utvrdili kako informacije teku kroz tvrtku. Nemogućnost praćenja narudžbenice kroz svaki korak u sustavu može rezultirati izmjenama dokumenta koje će kompromitirati značajan dio procesa upravljanja gotovinom tvrtke.