Odabir najboljeg sustava računa za vaše poslovanje može uključivati razmatranje vrste proizvoda ili usluga koje nudite, kupaca koje obično imate i načina na koji možete koristiti jedan sustav za sve svoje potrebe. Ako, na primjer, koristite računalni program za praćenje prodaje i plaćanja, onda sustav računa koji radi s tim programom može učiniti cijeli proces još lakšim i pomoći vam da svoju evidenciju održavate ažuriranom i točnom. Također biste trebali osigurati da bilo koji sustav koji odaberete pruža dovoljno informacija o potvrdi za vašu vlastitu evidenciju, te evidenciju i potrebe vaših kupaca.
Kada razmišljate o sustavu računa koji biste trebali koristiti, postoji niz čimbenika koji vam mogu pomoći da se odlučite za sustav. Ako, na primjer, vodite maloprodajnu tvrtku, možda biste trebali razmotriti sustav koji može ispisivati račune na prodajnom mjestu (PoS). Međutim, to možda nije potrebno u svim scenarijima, kao što su tvrtke koje prodaju prvenstveno putem interneta. Slično tome, ako svoje poslovanje uglavnom obavljate putem interneta ili korištenjem računala, tada bi mogao biti poželjniji sustav računa koji vam omogućuje jednostavno ispis potvrda s računala.
Možda ćete također moći kombinirati obje ove značajke, koristeći jedinstveni sustav računa koji prati kupnje izvršene putem registra koji ima internetsku vezu. Ovaj sustav može ispisati račun na PoS-u, a zatim poslati kopiju te potvrde na vaše računalo ili na tvrdi disk radi pohrane. Takav sustav računa također bi mogao biti izravno povezan s bilo kojim programom koji koristite za praćenje prodaje i prihoda, što vam može omogućiti lakši uvoz takvih informacija u svoj program. Sve ovo uvelike ovisi o vrsti hardvera i softvera koji koristite, ali ovo su razmatranja koja biste trebali imati na umu prilikom odabira sustava.
Svaki sustav računa koji odaberete trebao bi također odgovarati potrebama vaših kupaca, budući da su računi važni i za vaše kupce. To znači da biste trebali odabrati sustav koji ispisuje račune s informacijama koje će vaš klijent vjerojatno željeti, kao što su nazivi i brojevi proizvoda, cijene i ukupni iznosi s uključenim porezom. Takve informacije omogućuju vašim kupcima da lakše prate svoje kupnje i razumiju što su kupili od vas. Ova vrsta sustava računa također vam može pomoći uštedjeti vrijeme kada se bavite povratima i lakše vam omogućiti da prepoznate promjene u vašem inventaru.