Sustav transkripcije koriste mnogi profesionalci za izradu bilješki o radu ili istraživanju, a odabirom pravog sustava osigurat će se jednostavno stvaranje i korištenje diktata. Kontrolni uređaji se koriste zajedno sa sustavom za transkripciju, ali postoji mnogo različitih kontrolera, kao što su nožne pedale i ručni snimači. Tradicionalni diktati dopuštaju samo zvuk ili tekst, ali digitalni diktati mogu prihvatiti privitke digitalnih datoteka. Većina profesionalaca dijeli diktate s drugim profesionalcima, tako da dijeljenje značajki može pomoći u pojednostavljenju ovog procesa. Uobičajeno je napraviti pogreške tijekom diktiranja, pa će besprijekorni uređivač pomoći riješiti te probleme.
Kako bi korisnicima omogućili pokretanje i zaustavljanje diktata, većina programa sustava za transkripciju nudi kontroler, ali postoji mnogo različitih kontrolera. Najčešći su ručni uređaji, nožne pedale i slušalice. Korisnici bi trebali razmotriti svoje radne uvjete i koji bi kontroler bio najsigurniji i najprikladniji za korištenje. Na primjer, ručni uređaji dobri su za korisnike koji sjede za stolom, nožne pedale su dobre za korisnike koji često imaju tvari u rukama ili nemaju često slobodne ruke, a slušalice su dobre za korisnike koji se kreću.
Mogućnost prilaganja datoteke diktatu može biti korisna za neke profesionalce. Za razliku od tradicionalnog diktata, koji nudi samo zvuk ili tekst, ovo korisnicima omogućuje dijeljenje slika, tekstualnih dokumenata i drugih datoteka koje će pomoći u objašnjenju ili razjašnjenju diktata. Istodobno, korisnici koji samo trebaju sustav audio transkripcije mogu uštedjeti nešto novca ako ne dobiju ovu značajku.
Među mnogim stručnjacima, uključujući odvjetnike, liječnike i istraživače, uobičajeno je dijeliti diktate s drugim ljudima koji rade na istom projektu. Ako je to potreba, korisnici bi trebali odabrati sustav transkripcije koji omogućuje jednostavno dijeljenje. Uobičajene značajke koje pomažu u dijeljenju su mogućnost slanja diktata e-poštom i mogućnost prijenosa diktata na web-mjesta.
Iako ih većina korisnika pokušava izbjeći, tijekom diktata često dolazi do pogrešaka. Kako ove pogreške ne bi ometale kvalitetu diktata, može pomoći besprijekorna značajka uređivanja. To omogućuje korisnicima da isprave pogreške bez izazivanja zamjetne razlike u zvuku, čineći se kao da se pogreške nisu dogodile. Postoje i alati za uređivanje koji se mogu koristiti nakon završetka diktata i alati za uređivanje u hodu koji korisnicima omogućuju premotavanje i promjenu diktata. Alati za uređivanje obično su standardni, ali neki programi sustava za transkripciju mogu ih ponuditi samo s premium verzijama sustava.