Knjiga računa može se odnositi na dvije različite stvari. Prva je knjiga u koju će trgovac upisati račune o kupnji koju kupci izvrše; uobičajeni su u manjim trgovinama, često se nalaze u antikvarnicama ili trgovinama s pošiljkama, na primjer. Račun se zatim otkida i daje kupcu kao zapis o kupnji. Druga vrsta knjige primitaka je vrsta mape s datotekama koja se koristi za organiziranje i pohranjivanje potvrda prikupljenih tijekom cijele godine za porezne svrhe. Iako je prva definicija češća, obje se mogu koristiti ovisno o situaciji.
Mnoge tvrtke koriste rukom pisanu knjigu računa ako se cijene artikala stalno mijenjaju ili nemaju sredstava za postavljanje računalnog sustava s ispisanim računima. Prilikom odabira knjige računa kao što je ova, mnogi ljudi smatraju da radije biraju knjigu koja sadrži kopije svakog računa. To pomaže u smanjenju učestalosti pogrešaka, budući da će zaposlenici samo jednom morati napisati cijenu i porez, a ne na dvije različite lokacije, što povećava vjerojatnost da će doći do pogreške u transponiranju. Karbonske knjige potvrde o primitku obično koštaju malo više od standardne knjige, ali možda su vrijedne dodatne cijene.
Drugo pitanje je hoćete li ili ne dobiti personaliziranu knjigu računa. Oni obično jednostavno sadrže naziv, adresu i telefonski broj tvrtke unaprijed ispisani na vrhu stranice, kao i broj fakture ako je primjenjiv, baš kao što bi to bilo s bankovnim čekom. Iako će to zahtijevati dodatne troškove, često izgledaju puno profesionalnije od prazne potvrde bez naziva tvrtke. Također pomaže povećati vjerojatnost da će kupac nazvati s pitanjima ili ponovno posjetiti trgovinu ako treba kupiti nešto drugo, budući da ima račun za referencu.
Druga vrsta knjige računa, mapa s datotekama za pohranu i bilježnica za čuvanje računa, može biti vrlo koristan alat u porezno vrijeme. To posebno vrijedi za samozaposlene osobe koje trebaju opravdati troškove ili za pojedince koji navode odbitke. Najbolje je odabrati knjigu računa s više različitih mapa za pohranjivanje računa različitih vrsta, kao što su troškovi vozila ili kupnja u uredu. Knjiga koja dopušta kratke napomene s objašnjenjima također bi mogla biti od pomoći ljudima koji bi mogli zaboraviti čemu je kupnja služila ili koji tijekom godine vrše mnogo odbitnih kupnji.