Kada tražite najbolju platformu za suradnju, procijenite svoje potrebe i očekivanja od softvera. Većina platformi za suradnju nudi osnovne komunikacijske značajke, pohranu podataka, dijeljenje datoteka, alate za rješavanje problema i konferencijske sadržaje. Također treba uzeti u obzir brzinu, jednostavnost korištenja, dodatne značajke i povezane troškove.
Tri osnovne i najvažnije značajke svake platforme za suradnju su centralizirana pohrana podataka, komunikacijski alati i alati za rješavanje problema. Centralizirana pohrana podataka eliminira potrebu da svaki suradnik pohranjuje podatke na svoje računalo i pomaže podacima da ostanu dosljedni i ažurni. Dijeljenje datoteka uživo još je jedna korisna značajka i olakšava suradnicima dijeljenje dokumenata ili proračunskih tablica unutar grupe.
Komunikacijski alati mogu uključivati značajke kao što su web konferencije, grupni ili privatni sastanci, glasovni protokol (VOIP), e-pošta ili sustavi za razmjenu trenutnih poruka. Video streaming uživo vrlo je učinkovit za konferencije ili online sastanke, a neke platforme za suradnju nude značajku virtualne bijele ploče za demonstracije. Možda ćete također morati isključiti suradnika iz sastanka, a neke platforme to će vam omogućiti.
Alati za rješavanje problema važni su kada je u pitanju osiguravanje da svi suradnici brzo i jednostavno rješavaju probleme. Neke platforme imaju integrirani odjeljak pomoći kojem može pristupiti bilo koji suradnik grupe. Ova značajka pomaže smanjiti korištenje profesionalaca ili vanjskih usluga i može uštedjeti vrijeme i novac.
Platforme za suradnju mogu imati različite oblike i mogu biti softver instaliran na lokalnom računalu ili instalacija koja se pokreće s udaljenog poslužitelja. Neke platforme temelje se na internetu i suradnici mogu pristupiti platformi s korisničkim imenom i lozinkom. Instalacija ili vrsta platforme koju odaberete može utjecati na brzinu i performanse platforme. Brzina je važna stvar jer zaostajanje ili spora izvedba mogu stvoriti probleme tijekom web konferencija ili korištenja VOIP-a.
U nekim slučajevima može biti potrebno da profesionalac izradi ili postavi platformu za suradnju za vas. Ako je to slučaj, pametno je vidjeti nudi li pružatelj i obuku za članove tima koji koriste platformu za suradnju, jer će to pomoći timu da shvati kako platforma funkcionira i osigurat će optimalnu produktivnost od samog početka. Većina platformi je prilično jednostavna za korištenje, ali značajke i funkcije uvelike se razlikuju od jedne do druge platforme, tako da može potrajati neko vrijeme da suradnici u potpunosti razumiju sustav.
Posljednje razmatranje bilo bi da li biste radije koristili softver otvorenog koda ili vlasnički softver. Ako imate ograničen budžet, softver otvorenog koda je najbolja opcija, jer se ovi paketi mogu dobiti besplatno. Većina ovih paketa nudi osnovne potrebne funkcije, ali ako su vam potrebne dodatne značajke, možda će vam biti u interesu da se odlučite za plaćeni softverski paket.