Odabir najbolje telefonske sekretarice za male tvrtke može ovisiti o nekoliko čimbenika. Iako veće tvrtke takve odluke mogu temeljiti na obujmu poziva, to možda nije problem za manja poduzeća. Različite usluge sekretarice obično nude različite funkcije u širokom rasponu cijena. Stoga bi se vlasnik male tvrtke trebao postaviti konkretna pitanja, kao što je, na primjer, treba li živa osoba odgovarati na telefonske pozive ili je li dovoljan automatizirani sustav glasovnih poruka. Neka mala poduzeća prodaju robu i usluge, što zahtijeva sustav za primanje i ispunjavanje narudžbi kupaca. Nakon što se procijene njegove ili njezine specifične potrebe, vlasnik male tvrtke može odabrati najpovoljniju i isplativiju opciju.
Jedna stvar koju treba uzeti u obzir pri odabiru najbolje usluge odgovaranja za male tvrtke je složenost pitanja kupaca ili razloga za njihovo pozivanje. Neki upiti pozivatelja mogu se adresirati uglavnom putem automatiziranog ili glasovnog izbornika telefona. S druge strane, usluga javljanja uživo je poželjna za rukovanje kompliciranim pozivima. U najmanju ruku, moglo bi pomoći imati 24-satnu uslugu odgovora na raspolaganju za rješavanje hitnih pitanja.
Drugo je pitanje je li važno da vlasnik tvrtke može dohvatiti svoje poruke u bilo kojem trenutku. Kupci mogu izraziti frustraciju zbog tvrtke čije osoblje nije dostupno odgovoriti na upite tijekom uobičajenog radnog vremena. Nadalje, neki ljudi također mogu imati koristi od usluge sekretarice za male tvrtke koja nudi telefonsku dostupnost nakon radnog vremena, kao što je primanje poziva noću i vikendom.
Jedno potencijalno važno pitanje pri razmatranju usluge odgovaranja za male tvrtke je da li su vam potrebne mogućnosti obrade narudžbi. Tvrtke koje prodaju proizvode ili usluge i uzimaju podatke o kupcima također moraju odlučiti trebaju li im i prodajno osoblje. Povezano pitanje je je li privatnost korisnika problem i kako čuvati povjerljivost informacija ljudi.
Popularna opcija za mnoge male tvrtke je virtualna telefonska sekretarica. Ova vrsta obično može pružiti više od samo odgovaranja na pozive i primanja poruka. Neke tvrtke nude izbor između nekoliko opcija, kao što su obrada narudžbi i napredna usluga govorne pošte. Oni mogu izdati lokalni broj, besplatni broj i broj faksa, ako je potrebno. Neke usluge zapošljavaju ljude da vode evidenciju ili unose podatke prema potrebi, slično kao virtualni asistent.
Većini vlasnika malih poduzeća važni su i prihod i ugled. Telefonska sekretarica može nekome pomoći da maksimizira svoju potencijalnu zaradu, istovremeno osiguravajući da se odgovori na upite korisnika. Odabir najbolje telefonske sekretarice za male tvrtke također može ovisiti o vašem proračunu. Neke telefonske sekretarice nude besplatno probno razdoblje, a većina tvrtki potpuno je dostupna na internetu, pa je moguće pronaći najbolje opcije.