Kada pokušavate odlučiti o pravoj veličini ormarića za datoteke, može vam biti od pomoći znati koliko datoteka biste željeli smjestiti u ovaj ormarić. Možda biste također trebali razmisliti hoćete li više koristiti papire ili datoteke veličine letter ili legal jer to može utjecati na veličinu ladica. Prave dimenzije ormarića za datoteke mogu ovisiti o količini prostora koji imate u svom uredu i količini prostora potrebnog za otvaranje ladica.
Kako biste odabrali pravu veličinu ormarića za datoteke, može biti korisno znati koliko datoteka možda trebate pohraniti u ormarić. To često može ovisiti o tome koristite li ormarić za dokumente za poslovnu ili osobnu upotrebu. Ako planirate koristiti ovaj namještaj kod kuće, ormarić za datoteke s jednom ili dvije ladice mogao bi biti dovoljno velik, ali možda ćete htjeti ormarić s četiri ladice za privatni ured.
Većina dokumenata ispisuje se na papiru standardne veličine, pravni dokumenti i dokumenti o nekretninama ponekad se ispisuju na dužim listovima. To znači da su ti dokumenti obično preveliki da bi stali u jedinice s prosječnim dimenzijama ormarića za spise. Isto tako, standardne mape s datotekama mogu biti premale ako je veličina ormarića namijenjena pravnoj papirologiji. Bilo bi dobro znati koju veličinu papira inače arhivirate, a ako često arhivirate i obične dokumente i dokumente zakonske veličine, možda ćete morati kupiti zaseban ormarić za arhiviranje za svaku vrstu.
Prije odlaska u kupovinu dobro je izmjeriti područje na koje namjeravate staviti svoj ormarić. To vam može reći koja veličina ormarića za datoteke može stati u prostor koji imate. Vertikalni ormar za arhiviranje obično zauzima manje prostora nego horizontalni. Također ponekad može sadržavati više mapa od nekoliko ormarića s četiri ladice postavljenih jedan pored drugog. To bi moglo učiniti boljim izborom ako održavate stotine zapisa, što bi mogao biti slučaj ako upravljate datotekama za medicinski ured ili školu.
Pazite da potpuno otvorite i zatvorite ladice za datoteke kako biste znali koliko je prostora potrebno da ih potpuno proširite. Ako ormariće za spise postavljate u malu sobu ili hodnik, možda nećete imati puno prostora za otvaranje ladica. U ovom slučaju, možda ćete htjeti kupiti ormarić za datoteke koji nije tako dubok. Druga bi opcija mogla biti kupnja vrata s vratima koja se podižu, jer se ona mogu postaviti na mjesta koja bi inače bila premala za otvaranje dugih ladica.