Postoje različiti načini za organiziranje web konferencije uživo za posao ili za obitelj i prijatelje. Budite sigurni da nema sukoba u rasporedu s gostima odabirom datuma i vremena koji odgovara svim uključenima. Web konferencija ne bi trebala biti spontana odluka, stoga je pažljivo planirajte. Ako namjeravate koristiti profesionalnu uslugu web konferencija, zatražite preporuke. Alternativno, možete odabrati korištenje softverskog paketa za web konferencije. Ako planirate održati videokonferenciju na webu, pobrinite se da svaki vaš gost ima računalo s funkcionalnom web kamerom.
Ako koristite softverski program za web-konferencije, ostvarite najbolju ponudu istraživanjem na mreži i usporedbom cijena. Pročitajte recenzije ili zamolite svoje goste da isprobaju program i daju svoj doprinos. Ako održavate web konferencije uživo mjesečno, neke usluge naplaćuju mjesečnu naknadu. Softverski program također mora biti jednostavan za korištenje, posebno za one koji su novi u web konferencijama uživo.
Prije nego što dogovorite svoju prvu web konferenciju uživo, provjerite jesu li svi sudionici spremni. Prethodno razgovarajte s gostima kako biste utvrdili da svaki ima instaliran kompatibilan web-preglednik koji će raditi sa konferencijskim softverom koji ćete koristiti. Saznajte koji su drugi zahtjevi za računalom i obavijestite svoje goste.
Prije nego što se održi web konferencija uživo, provjerite da nema nedostataka ili propusta u softveru. Učinite to gledanjem video demo prije nego što se obvezate na kupnju programa. Ako je vaša web-konferencija uživo poslovna, morate sastaviti svoju papirologiju, podatke i druge relevantne informacije prije nego što počnete izbjeći neugodnu situaciju da se morate opravdati s konferencije kako biste potražili svoj posao.
Svakako držite svoju web konferenciju na mirnom mjestu. Odaberite sobu bez ometanja. To znači da nema bučne djece ili kućnih ljubimaca u području dok se konferencija održava.
Važno je osigurati sigurnost i sigurnost za sve sudionike konferencije. To znači da na računalu imate instaliran dobar antivirusni i anti-špijunski program. Ako imate instaliran vatrozid, možda ćete morati izmijeniti postavke da biste deblokirali konferencijski softver. Neki softverski programi za web konferencije možda dolaze s unaprijed instaliranom zaštitom od virusa i špijunskog softvera. Kako biste bili sigurni da nema sukoba s postojećim programima koje imate na računalu, možda ćete morati onemogućiti svoj antivirusni program.