U većini slučajeva poslodavci u Sjedinjenim Državama plaćaju poreze na plaće Internal Revenue Service putem elektroničkog prijenosa sredstava (EFT) koji je pokrenuo poslodavac ili u ime poslodavca od strane treće strane, kao što je računovodstvena tvrtka ili služba za obračun plaća. . Moraju se isplatiti unutar određenog vremena nakon izdavanja platnog lista, na temelju njegove veličine, prema rasporedu koje je objavila Porezna uprava. Značajne kazne se ocjenjuju ako se porezi na plaću plaćaju kasno ili uopće ne plaćaju. Uplate državnih poreznih obveza na plaće vrše se na različite načine, a utvrđuje ih porezna agencija svake države.
Sustav EFT-a uveden je početkom 2011. za većinu poslodavaca; manji poslodavci imaju mogućnost plaćanja nekih iznosa na tromjesečnoj ili godišnjoj razini prilikom podnošenja porezne prijave. Čim bude praktično nakon izdavanja platne liste, ali u roku koji odredi Porezna uprava, poslodavac postavlja plaćanje putem interneta i navodi datum kada Porezna uprava treba prenijeti sredstva s računa platitelja. Kada je EFT postavljen, unose se samo sažeti podaci; Detaljni podaci o raspodjeli isplata pohranjuju se uz tromjesečno izvješće poslodavca, koje također usklađuje sve razlike. Ako tromjesečno izvješće pokazuje da su dodatni porezi dužni, oni se obično mogu platiti papirnatim čekom koji prati izvješće kada se podnese.
Iako se može činiti da je rizično uplaćivati porezne depozite odvojeno od podnošenja izvješća koja dodjeljuju te uplate pojedinačnim poreznim obveznicima, sustav je dobro funkcionirao u Sjedinjenim Državama, s temeljitim sustavom računovodstva i ispravljanja pogrešaka. Stoga većina poslodavaca plaća porez na plaće u roku od samo nekoliko dana od datuma izdavanja platnog lista, podnoseći izvještaje na tromjesečnoj osnovi kako bi obračunali položene iznose. Ovaj sustav osigurava da se porezne obveze podmire što je prije moguće nakon što su nastale, a poslodavcima daje vremena za pripremu izvještaja s objašnjenjima.
Porezi na plaće u Sjedinjenim Državama uzimaju se i iz plaća zaposlenika i iz sredstava poslodavaca. Novac zadržan od zarade zaposlenika ide za obveze poreza na dohodak i plaćanja premija osiguranja za socijalno osiguranje, Medicare i državne ili lokalne programe osiguranja, kao što su invalidnost ili nezaposlenost. Poslodavci moraju uskladiti plaćanja svojih zaposlenika za socijalno osiguranje i Medicare, a također moraju plaćati savezne i državne premije osiguranja od nezaposlenosti, a u nekim slučajevima i državne premije invalidskog osiguranja.
Za zaposlenike, porez na dohodak po odbitku obračunava se zasebno za pojedine zaposlenike, na temelju njihovih stvarnih zarada i podataka navedenih u njihovim obrascima W4. Premija za socijalno osiguranje iznosi 6.20% bruto zarade zaposlenika sve dok godišnja zarada ne dosegne gornju granicu koju je utvrdio Kongres, a koja je iznosila 106,800 američkih dolara u 2010. Premija za Medicare iznosi 1.45% svih primanja.
Izračunavanje doprinosa poslodavaca može biti složeno, jer uključuje ograničenja na iznose koji podliježu porezu i savezne kredite za uplate za državni porez na nezaposlenost. Većina usluga za obračun plaća i korporativnog softvera za obračun plaća obavlja ove izračune. Svi iznosi se kombiniraju kada poslodavci plaćaju poreze na plaće, osim poreza na osiguranje od nezaposlenosti, koji se plaćaju tromjesečno svaki put kada ukupna obveza dosegne ili prijeđe 500 USD.