Poboljšanje tijeka rada važan je proces bilo da se radi o pojedincu ili organizaciji. Dokazano je da poboljšani tijek rada povećava učinkovitost, smanjuje gubitak vremena i resursa te poboljšava moral. Način poboljšanja tijeka rada može biti jednostavan kao identificiranje i eliminiranje izgubljenog vremena ili složen kao ispitivanje i promjena cijelog procesa i/ili automatizacija cijelog ili dijela njega. Bez obzira koliko velik ili mali posao ili proces, vrijedno je vremena i truda poduzeti korake za poboljšanje tijeka rada.
Prvi korak za poboljšanje tijeka rada je identificiranje i uklanjanje otpada, a najveći gubitak od svih je vrijeme. Moderno radno mjesto postalo je naviklo i ovisno o e-pošti, razmjeni trenutnih poruka i porukama. Namjera ovih sredstava komunikacije bila je ušteda vremena, ali mogu dovesti do preobilja beskorisnih informacija i izgubljenog vremena. Možete poboljšati tijek rada jednostavnim uklanjanjem ili ograničavanjem trenutnih poruka i slanja poruka te postavljanjem razumnih očekivanja na e-poštu. Reagiranje na e-poštu ili odgovaranje na e-poštu čim stignu može biti gubitak vremena. Postavljanje nekoliko puta tijekom dana posvećenog čitanju i odgovaranju na e-poštu poboljšat će vaš tijek rada i produktivnost.
Ovi prekidi su samo neki od mnogih koji mogu zaustaviti tijek rada. Svaki posao ili proces će se odvijati bolje i dalje uz razuman blok vremena posvećenog tome, umjesto da ga pokušavate obaviti u malim koracima. Odvojite čak 20 ili 30 minuta da se posvetite jednom zadatku ili procesu pomoći će vam da napravite velike korake u povećanju produktivnosti i poboljšanju tijeka rada. Usredotočivanje na određeni zadatak za relativno kratak, ali neprekidan vremenski blok može biti jedna od najboljih metoda koja će vam pomoći da poboljšate tijek rada.
Za kompliciranije postupke i veće organizacije, potreban je sustavniji pristup za poboljšanje tijeka rada. Ti procesi uključuju razbijanje tijeka rada na male, konačne korake i analizu zadataka uključenih u svaki korak. Dva najvažnija načela koja se tada mogu dodijeliti svakom koraku su odgovornost i automatizacija. Jedna osoba ili entitet mora biti potpuno odgovoran za postizanje svakog koraka, što eliminira upiranje prstom i odugovlačenje.
Sljedeći dio je pitanje može li se korak automatizirati. Bilo koji dio procesa koji se može potpuno automatizirati, izvlačeći osoblje iz jednadžbe, veliki je korak prema poboljšanju tijeka rada. Nakon što je svaki korak analiziran, dodijeljena odgovornost i automatiziran rad gdje je to moguće, cijeli proces tijeka rada bit će znatno poboljšan.
Koraci za poboljšanje tijeka rada uglavnom uključuju zdrav razum i tradicionalne tehnike upravljanja. Izazov je razbiti tijek rada na korake kojima se može upravljati, a zatim poboljšati svaki od uključenih koraka. Na taj način možete eliminirati otpad, maksimizirati vrijeme i produktivnost i poboljšati tijek rada.