Kako biste jednostavno slali podatke s telefonske sekretarice na e-poštu, trebali biste postaviti sustav u kojem koristite uslugu digitalne govorne pošte, a ne standardnu telefonsku sekretaricu. Telefonske sekretarice obično djeluju kao zasebni uređaji koji se mogu spojiti na vaš telefon ili su razvijeni kao dio telefona koji snimaju poruke s dolaznih poziva i spremaju te poruke za buduću reprodukciju. Ova vrsta sustava ne mora nužno imati sučelje ili funkcionira s mrežnim komponentama, što otežava prijenos poruka s telefonske sekretarice na račun e-pošte, stoga biste trebali potražiti digitalnu uslugu koja koristi mrežnu govornu poštu koja vas e-poštom obavještava o novim porukama.
Kada je u pitanju prijenos podataka s telefonske sekretarice na e-poštu, glavni problem koji se javlja je mogućnost komunikacije različitih sustava. Telefonska sekretarica je obično fizički uređaj koji se koristi za snimanje i spremanje poruka pozivatelja. Ovi su strojevi obično spojeni na telefonsku liniju i mogu biti zasebni uređaji spojeni na telefon ili mogu biti izgrađeni kao dio telefona. Budući da su automatske sekretarice dizajnirane za rad prvenstveno s telefonima, nema mnogo modela namijenjenih za korištenje sa sustavima e-pošte.
Neki su uređaji uvedeni kako bi automatske sekretarice mogle koristiti digitalne formate informacija i slati poruke u računalni sustav, ali oni su često nepouzdani i možda nisu uvijek dostupni. Umjesto da pokušavate slati informacije s telefonske sekretarice na e-poštu, razmislite o korištenju usluge govorne pošte. Možete odabrati uslugu govorne pošte koja je online ili koja koristi softver koji instalirate na računalo. Kada se primi dolazni poziv na koji ne možete odgovoriti, sustav prenosi poziv na računalni sustav i poruka se snima.
Računalni sustav tada može poslati poruku na vašu e-poštu, na isti način na koji vjerojatno želite da vam se poruke šalju s sekretarice na e-poštu. Različiti sustavi mogu slati različite vrste poruka, iako je to obično jednostavno upozorenje koje vas obavještava da imate poruku govorne pošte. Zatim možete provjeriti svoju govornu poštu s udaljene lokacije, biranjem na uslugu govorne pošte i dohvaćanjem svoje poruke. Postoji niz sustava koji vam omogućuju korištenje govorne pošte i e-pošte, često lakše od pokušaja slanja podataka s telefonske sekretarice na e-poštu, a neki sustavi mogu uključivati funkcije ID-a pozivatelja kao i mogućnost prijenosa poziva na mobilni telefon .