Postoje četiri skupa vještina koje su obično potrebne da biste postali administrativni službenik: komunikacija, računalni softver, organizacijski i međuljudski. Administrativni službenik ima niz odgovornosti, obično usmjerenih na poslovanje poduzeća ili organizacije. Ova vrsta pozicije nalazi se u velikim organizacijama, s više slojeva administracije i upravljanja. Ljudi koji iskazuju najveće zadovoljstvo radeći kao administrativni službenici obično uživaju u radu s ljudima i upravljanju višestrukim zadacima.
Većina ljudi završi diplomu ili diplomu iz poslovne administracije ili menadžmenta kako bi postali administrativni službenici. Ovi su programi dostupni i na razini koledža i sveučilišta. Programi društvenih koledža obično traju jednu do dvije godine, a sveučilišna diploma tri do četiri godine. Primarna prednost fakultetskog programa je fokus na razvijanju praktičnih vještina, dok je sveučilišni program obuke obično više teorijske prirode.
Komunikacijske vještine neophodne su za svakoga tko želi dobiti posao administrativnog službenika. Kandidati obično moraju biti sposobni pisati za niz različite publike, dajući jasne upute i smjernice za druge. Vještine usmene komunikacije veliki su dio svakog poslovnog odnosa, a administrativni službenik bitan je dio komunikacijske strategije.
Softverski programi za uredsku produktivnost obično su potrebni za gotovo svaki zadatak koji obavlja administrativni službenik. On ili ona moraju imati vještine na stručnoj razini u alatima koje koristi organizacija. Može biti vrlo važno održavati te vještine ažurnim pohađanjem tečajeva za nadogradnju kada se objavi nova verzija softvera. Tipkanje i druge tehnološke vještine mogu se steći kroz program samoobuke, ali većina ljudi te vještine uči u programu fakultetske obuke.
Nakon što postanete administrativni službenik, organizacijske vještine postaju vrlo važne. U većini organizacija, administrativni službenik je uključen u neki aspekt svakog velikog projekta ili inicijative. Rad s suprotstavljenim prioritetima i dovršavanje zadataka za niz različitih projekata je bitno. U većini tvrtki administrativni službenik također je središnji za pružanje organizacijskih usluga višem rukovodstvu.
Međuljudske vještine potrebne da biste postali administrativni službenik uključuju upravljanje sukobima, asertivnost i osobnu disciplinu. Sposobnost rada s ljudima na različitim pozicijama obično je vrlo važna. Osim toga, ova pozicija često ima zahtjev povjerljivosti zbog prirode materijala koje administrativni službenik mora pregledati. Osobna diskrecija i takt vrlo su važni za svakoga na ovoj poziciji.