Put da se postane knjižničar dokumenata zahtijeva diplomu magistra bibliotekarstva (MLS) ili ekvivalentnu diplomu na fakultetu ili sveučilištu akreditiranom od strane Američke knjižničarske udruge u SAD-u ili slične agencije za akreditaciju u drugim zemljama. Uz magisterij, knjižničar dokumenata trebao bi imati iskustvo u radu s državnim i saveznim depozitarnim programom koji omogućuje pristup gotovo svim nepovjerljivim državnim dokumentima kroz knjižnice diljem zemlje. Također je korisno imati radno znanje o sustavima klasifikacije državnih dokumenata koji se koriste za organiziranje tih dokumenata, kao što je Superintendent of Documents (SuDoc).
Knjižničari dokumenata specijalizirani su knjižničari koji kategoriziraju i šire vladine dokumente i informacije putem saveznog depozitarnog programa i pomažu javnosti da dobije pristup državnim informacijama koje želi. Budući da su te depozitarne lokacije često u javnim i akademskim knjižnicama, dužnosti knjižničara dokumenata obično se preklapaju s drugim dužnostima tipičnim za generaliziranu knjižničarsku poziciju, kao što su administrativni zadaci, pisanje sažetaka i usluga korisnicima. Kao takav, uvjeti da se postane knjižničar dokumenata su stjecanje diplome, a zatim MLS, koji priprema pojedince da razumiju uspostavljene knjižnične procedure i informacijske resurse.
Tijekom studentskog preddiplomskog ili diplomskog studija korisno je raditi kao pomoćnik stranice ili knjižnice u javnoj, vladinoj ili akademskoj knjižnici. Ti su poslovi u knjižnici početni i prilično ih je lako dobiti. Oni također pružaju vještine i iskustvo s informacijskim sustavima koji mogu biti od pomoći da postanete knjižničar dokumenata u budućnosti.
Osim diplome MLS-a, može biti korisno, ali nije potrebno, stjecanje iskustva ili diplome u području koje se odnosi na specijalizirano područje, kao što je pravo, strani jezik ili političke znanosti. Knjižničar dokumenata može se suočiti s pitanjima vrlo specifične i pravno osjetljive prirode koja zahtijevaju pristup jednom odlomku u određenom državnom dokumentu. Poznavanje vladinih agencija i funkcija svake od njih može biti od pomoći da postanete knjižničar dokumenata koji je dobro opremljen za rješavanje ovih upita. Ovo znanje može pomoći knjižničaru da brzo pronađe informacije koje možda nisu dostupne putem metoda koje bi šira javnost mogla koristiti, poput internetske pretrage.
Mnoge osobne kvalitete korisne su svakome tko želi postati knjižničar dokumenata. Sposobnost kritičkog razmišljanja i rada s uspostavljenim klasifikacijskim sustavima ključna je za razumijevanje knjižničnih sustava. Uzorne komunikacijske vještine i sposobnost jasnog pisanja dragocjeni su za prenošenje informacija na način dostupan široj javnosti. Razumijevanje ljudske prirode, želja da se pomogne javnosti i strast za znanjem osnovni su za svakoga tko želi postati knjižničar dokumenata.