Ne postoje posebni uvjeti da postanete kontrolor dokumenata, ali može biti od pomoći imati fakultetsku diplomu, iskustvo u industriji i vještine s uredskom opremom i sustavima. Kontrolori dokumenata odgovorni su za upravljanje dokumentima u tvrtki ili organizaciji, posao koji može zahtijevati niz različitih vještina, ovisno o djelatnosti. Različite tvrtke mogu navesti određene kvalifikacije koje očekuju od kandidata i može biti korisno pregledati slobodna radna mjesta u određenoj industriji kako biste saznali više o općim očekivanjima.
Osoba koja planira raditi kao kontrolor dokumenata možda će htjeti razmotriti fakultetsku diplomu u temi poput poslovanja, matematike ili komunikacija. Neke organizacije imaju programe obuke za pripremu ljudi posebno za karijeru u kontroli dokumenata, uključujući programe certificiranja koji pružaju posebnu obuku u određenim industrijama. To može biti od pomoći ljudima koji žele raditi na povjerljivom ili osjetljivom materijalu poput medicinske dokumentacije, gdje je poznavanje relevantnih zakona kao i industrije od ključnog značaja.
Fakultetska diploma obično nije potrebna da biste postali kontrolor dokumenata, ali mogu pomoći. Dok su na fakultetu, stažiranje može pomoći ljudima da steknu znanje o industriji, kao i iskustvo u području kontrole dokumenata. Također je moguće početi raditi izravno u industriji bez diplome, pod nadzorom glavnog kontrolora dokumenata koji može pružiti obuku na radnom mjestu. Ljudi na ovoj poziciji možda će htjeti razmotriti dodatne tečajeve obuke kako bi razvili vještine i kvalifikacije koje bi mogle dovesti do unapređenja.
U nekim slučajevima tvrtke očekuju posebne certifikate od kandidata za ta radna mjesta. Možda će biti potrebno dobiti certifikat u određenom sustavu da biste postali kontrolor dokumenata ili pohađati tečajeve za upoznavanje sa zakonodavnim pitanjima. Neke industrije, kao što je financijska industrija, podliježu strogim propisima, od kojih većina okružuje praksu dokumentacije. Tvrtke žele kontrolore s odgovarajućom obukom i iskustvom kako bi izbjegli kršenje zakona.
Iskustvo u industriji također treba biti upareno s sudjelovanjem na konferencijama i drugim događajima kako bi se razvili profesionalni kontakti i saznali o novim razvojima. Nakon što netko postane kontrolor dokumenata, preferirani standardi se mogu promijeniti, te je potrebno ići ukorak s njima kako bi se poslodavcu ponudile najbolje usluge. Trgovačke organizacije i druge grupe pružaju mogućnosti kao što su radionice, časopisi i konferencije kako bi omogućili ljudima da saznaju više o razvoju u kontroli dokumenata i predloženim propisima koji bi mogli utjecati na njihove industrije.