Karijera koordinatora za sastanke zahtijeva natprosječne međuljudske vještine, izvrsnu organizaciju i sposobnost upravljanja vremenom te dobar dio obuke na poslu. Fakultet može biti potreban da biste postali koordinator sastanka, ali to nije uvijek potrebno. Ova brza, praktična karijera privlači multitaskere i one koji preferiraju nekonvencionalno radno vrijeme i postavke.
Vrhunske komunikacijske vještine neophodne su da postanete koordinator sastanka. Veliki dio ovog posla vrti se oko komunikacije s drugima, od klijenta koji plaća sastanak do ugostitelja koji osigurava hranu ljudima koji prisustvuju sastanku. Poznavanje stranih jezika može biti plus kada postanete koordinator sastanka, jer ova pozicija može uključivati putovanja diljem svijeta i razgovore s klijentima i gostima iz drugih zemalja.
Ostali zahtjevi koordinatora za ispunjavanje uključuju proračun, pisanje tekstova te organizacijske i motivacijske vještine. Planeri sastanaka ne planiraju samo sastanke. Oni također koordiniraju i vode sastanke, tako da biste trebali biti samopokretač kojemu je također ugodno delegirati posao. Upravljanje vremenom ključno je za uspješan sastanak, kako za vas tako i za one kojima ćete upravljati prije i tijekom sastanka ili konvencije.
Iako diploma nije potrebna da biste postali koordinator sastanka, mnoge tvrtke preferiraju diplomu. Uobičajeni smjerovi uključuju marketing, odnose s javnošću i hotelijerstvo, ali različiti fakultetski programi mogu dovesti do karijere koordinatora sastanaka. Neki smjerovi putovanja i turizma uključuju tečajeve upravljanja sastancima, a oni mogu biti korisni za početak ili poboljšanje obuke koordinatora sastanka.
Iskustvo je učinkovit put do većine karijera koordinatora sastanaka. Prethodni poslovi često uključuju administrativne pomoćnike ili službeničke pozicije na kojima ste odgovorni za planiranje malih sastanaka ili konvencija. Počevši od malog, pruža se prilika za učenje konopca bez pritiska koji dolazi s planiranjem velikog sastanka ili konvencije. Ostali poslovi koji bi vam mogli pomoći da se pripremite da postanete koordinator sastanka uključuju pozicije u hotelskom ugostiteljstvu, marketingu ili prodaji.
Neke udruge za konvencije i sastanke nude certifikate i vjerodajnice za poboljšanje obuke koordinatora sastanka. Certifikacija nije obvezna za karijeru koordinatora sastanaka, ali može biti od pomoći kada tražite poziciju u velikoj organizaciji. Mladi planeri sastanaka ponekad traže dodatnu obuku i vjerodajnice kako bi povećali svoje šanse za promaknuće ili raspoređivanje na veće sastanke ili konvencije.
Zadovoljstvo klijenata ključno je za uspješnu karijeru koordinatora sastanaka, stoga biste trebali moći promovirati i plasirati svoje vlastite sposobnosti. Mnoge organizacije svake godine održavaju velike sastanke ili konvencije, pa je dosljedno ostavljanje dobrog dojma ključno za uspjeh. Domišljatost, perfekcionizam i dugačak popis pouzdanih kontakata mogu vam pomoći da postanete koordinator sastanka sa solidnom reputacijom.