Voditelji plaća su stručnjaci za ljudske resurse (HR) koji pažljivo vode evidenciju o plaćama, beneficijama i porezima zaposlenika. Menadžeri rade u mnogim različitim okruženjima, ali većina ih zapošljavaju velike korporacije, maloprodajne trgovine, bolnice i škole. Zahtjevi da postanete upravitelj platnog spiska mogu varirati ovisno o postavci i poslodavcu, ali većina tvrtki radije zapošljava profesionalce koji imaju fakultetsku diplomu i nekoliko godina iskustva u ljudskim resursima. Osim toga, dobrovoljna certifikacija od strane ugledne nacionalne agencije može proširiti mogućnosti osobe da postane upravitelj plaća.
Pojedinac koji želi postati upravitelj plaća može se početi pripremati za karijeru već u srednjoj školi. Tečajevi matematike, ekonomije, komunikacija i informatike mogu pružiti osnovne vještine koje se mogu neizmjerno isplatiti u budućoj karijeri na obračunu plaća. Student će možda moći dobiti početnu poziciju u tvrtki kao službenik za ljudske resurse ili računanje vremena kako bi stekao praktično iskustvo u poslovnom okruženju. Blizu diplome, on ili ona može početi tražiti lokalne fakultete i sveučilišta s jakim poslovnim programima.
Suradnička diploma dovoljna je za neke poslove upravljanja plaćama, ali osoba može značajno poboljšati svoje vještine i vjerodajnice radeći na četverogodišnjem prvostupniku. Student koji želi postati voditelj obračuna plaća može odabrati smjer ljudskih resursa, računovodstvo, poslovnu administraciju ili srodni predmet. Napredni tečajevi poslovne matematike i menadžmenta pružaju temeljito razumijevanje uobičajene terminologije, tehnika obračuna plaća i poreznih zakona. Nakon stjecanja diplome, diplomirani student može tražiti slobodna radna mjesta pregledavajući web stranice za traženje posla i korištenjem usluga zapošljavanja u svojoj školi.
Pojedinac može postati upravitelj platnog spiska odmah nakon diplomiranja, ali većina radnika započinje svoju karijeru na pozicijama pomoćnika. Kao službenik ili pomoćnik, novi profesionalac iz prve ruke uči kako koristiti elektroničke sustave arhiviranja, prilagoditi pakete naknada i pripremiti poreze. Stjecanje iskustva omogućuje radniku usavršavanje radnih vještina i izgradnju čvrstih odnosa sa zaposlenicima i šefovima. S višegodišnjim iskustvom, uspješni asistenti često bivaju nagrađeni promaknućima u menadžerske poslove.
Mnoge profesionalne organizacije nude certifikate novim menadžerima ili menadžerima koji se nadaju kako bi poboljšali njihove šanse za pronalaženje bolje plaćenih poslova. U Sjedinjenim Državama, Američko udruženje za obračun plaća nudi certificirane profesionalne ovlasti za obračun plaća radnicima koji imaju najmanje tri godine iskustva i položili pismene ispite. Mnoge druge zemlje imaju slične organizacije koje pomažu menadžerima da napreduju u karijeri. S odgovarajućim ovlastima i dugogodišnjim iskustvom, voditelj obračuna plaća s vremenom može imati priliku postati vodeći HR supervizor ili čak izvršni direktor unutar svoje tvrtke.