Općenito, minimalna priprema potrebna da postanete virtualni uredski asistent je srednja školska sprema nakon koje slijedi uredska obuka. Postoje programi koledža i strukovnih škola kao i online obrazovne opcije za nekoga tko želi postati virtualni uredski asistent, a mnogi ljudi s tradicionalnim poslovnim ili menadžerskim diplomama mogu postati virtualni uredski asistenti. Da biste se specijalizirali ili napredovali do pravnog ili medicinskog položaja, može se nastaviti dodatno usavršavanje i, u mnogim slučajevima, certificiranje. Ako je netko samozaposlen, neki dodatni zahtjevi mogu uključivati ulaganje u uredsku opremu.
Virtualni uredski asistent ima u biti isti opis posla kao i tradicionalni uredski asistent, osim što on ili ona obično radi izvan svog kućnog ureda kao slobodnjak. U mnogim slučajevima, virtualni ured ima nekoliko prednosti u odnosu na tradicionalnu uredsku postavku. Na primjer, rad na daljinu često je prikladniji za zaposlenike i može biti isplativiji za obje strane.
Uobičajene dužnosti uredskog pomoćnika uključuju administrativne poslove, kao što je izvođenje osnovnih podataka i održavanje datoteka i zapisa. Ostale uobičajene aktivnosti uključuju slanje poštom, e-poštom i faksiranje dokumenata, zajedno s pisanjem poslovnih pisama i izvješća. Uredski pomoćnici često su odgovorni za praćenje informacija o proračunu i za dogovaranje termina i putovanja za svoje nadređene. Virtualni asistent se također može usredotočiti na određenu nišu – on ili ona može raditi u izdavaštvu kao virtualni asistent autora, na primjer; drugi se angažiraju posebno za pravnu ili medicinsku transkripciju.
Da biste postali virtualni uredski asistent, možete se školovati slijedeći uobičajeni put učenja tajničkih vještina u srednjoj školi, a zatim završiti jednogodišnji do dvogodišnji program uredske administracije u strukovno-tehničkoj školi ili društvenom fakultetu. Sve više koledži u zajednici također nude programe posebno za virtualne uredske asistente. Neki primjeri tečajeva uključuju računalnu tehnologiju i dizajn web stranica, zajedno s tradicionalnim vještinama, kao što su transkripcija i knjigovodstvo.
Umjesto pohađanja lokalne škole, netko tko želi postati virtualni uredski asistent može završiti cijeli svoj tečaj studija online. Nekoliko organizacija nudi programe podučavanja i osposobljavanja uz različite cijene. Iako certifikacija nije potrebna da biste postali virtualni uredski asistent, možete se certificirati putem Međunarodnog udruženja virtualnih asistenata (IVAA). Nudi nazive certificiranog virtualnog asistenta, virtualnog asistenta s provjerenom etikom i virtualnog asistenta za nekretnine. Dostupno je i nekoliko programa certificiranja pravnih tajnika.
Neke osnovne vještine koje su općenito potrebne da biste postali virtualni uredski asistent uključuju dobru verbalnu i pisanu komunikaciju, zajedno sa poznavanjem poslovnog bontona. Za mnoge uredske poslove često su potrebne učinkovite vještine tipkanja, a pozornost na detalje i sposobnost obavljanja više zadataka također se smatraju važnima. Osim toga, freelancer obično treba određenu opremu kako bi uspostavio kućni ured. U najmanju ruku, on ili ona obično koristi računalo, pisač, telefon i faks.