Karijera koja bi omogućila da postane zamjenik ravnatelja, koji se također obično naziva i pomoćnik ravnatelja, općenito zahtijeva najmanje četverogodišnju fakultetsku diplomu i magisterij iz obrazovanja ili obrazovnog vodstva. Mnogi zamjenici ravnatelja također završavaju post-magistarski rad u obliku programa ranga 1 ili doktorata. Mnogi fakulteti i sveučilišta diljem Sjedinjenih Država nude posebne programe za ljude koji žele postati zamjenici ravnatelja ili na neki drugi način steći certifikat obrazovne administracije.
U većini američkih država i školskih okruga, osoba mora imati najmanje tri godine uspješnog iskustva u nastavi prije nego što se prijavi za posao u administraciji. Administratori također obično moraju proći standardizirani test ili testove kao dio procesa licenciranja koji se razlikuje od države do države. Mnoge države detaljno opisuju proces i navode korake potrebne da postanete zamjenik ravnatelja ili drugi školski administrator na službenim web stranicama državne vlade.
Osnovne radne dužnosti pomoćnika ravnatelja uključuju upravljanje disciplinom učenika, upravljanje i provedbu potreba nastavnog plana i programa, nadgledanje proračunskih pitanja, zapošljavanje i ocjenjivanje nastavnika i necertificiranog osoblja, prisustvovanje sastancima odbora i osoblja, djelovanje kao veza između školskog okruga i zajednice , te pružanje opće pomoći i nadzora u širokom rasponu školskih funkcija i aktivnosti. Općenito, uspješan zamjenik ravnatelja trebao bi biti učinkovit komunikator, imati vrhunske organizacijske vještine i biti sposoban omogućiti snažno okruženje za učenje. Kao i svi administratori, zamjenik ravnatelja ili pomoćnik ravnatelja radi više dana u kalendarskoj godini nego učitelj razredne nastave — bliže 245 dana nego 187 dana. Većina ljudi koji postanu zamjenici ravnatelja rade između 50- i 60-satnih tjedana dok je škola u tijeku i 40-satnih tjedana tijekom ljetnih mjeseci.
Zamjenik ravnatelja mora redovito prisustvovati školskim događajima, funkcijama i sastancima nakon školskih sati. S nacionalnim pokretima za reformu obrazovanja, kao što je No Child Left Behind (NCLB), povećala se odgovornost upravitelja javnih škola. To znači da se od zamjenika ravnatelja očekuje da osiguraju da škole u kojima su zaposleni u skladu sa svim državnim i nacionalnim akademskim standardima. Sve države imaju protokol za identifikaciju škola koje se bore ili ne ispunjavaju zahtjeve, a administratori se mogu otpustiti, zatražiti ostavku ili premješteni ako njihove škole ne udovolje minimalnim obrazovnim zahtjevima.
Administratori i nastavnici zaposleni u privatnom sektoru obično zarađuju znatno manje od svojih javno zaposlenih kolega. Oni koji predaju u privatnom sektoru, međutim, mogli bi navesti druge prednosti posla u objašnjavanju svog izbora posla.