Glavna upotreba sobe za video konferencije je da ljudi međusobno komuniciraju putem video i audio prijenosa. Videokonferencijski poziv razlikuje se od videotelefonskog poziva jer uključuje grupu ljudi, a ne dvije pojedinačne osobe. Budući da je u tome uključen veliki broj ljudi, često će ljudi koji sudjelovati u telekomunikacijama morati koristiti sobu za video konferencije. Ova soba mora biti dizajnirana i postavljena na odgovarajući način, jer to osigurava da se svi mogu vidjeti i čuti tijekom sastanka. Postoji mnogo različitih načina za postavljanje sobe za videokonferencije, a broj ljudi i svrha sastanka obično određuju koja je vrsta aranžmana najprikladnija.
Kada je osigurana dovoljno velika soba za videokonferencije, a obično ima manje od 15 ljudi, može se postaviti soba za videokonferencije u obliku slova U. Ova vrsta postavljanja obično uključuje tri stola, svi međusobno povezani, tvoreći oblik U. Osoba(e) s kojima grupa komunicira općenito se može vidjeti na TV-u ili ekranu računala na otvorenom dijelu U. Sudionici sastanka sjede na vanjskim dijelovima stolova, tako da mogu udobno gledati, komunicirati i bilježiti.
Za videokonferencije koje uključuju 16 ili više osoba, većinu vremena, najpovoljnije je organizirati sastanak u dvorani. Iako ova vrsta postavljanja ne dopušta mnogo interakcije između svih sudionika, mikrofon za publiku može se koristiti za postavljanje pitanja. Ova postavka također omogućuje svim sudionicima da lako gledaju video ekran, koji je obično postavljen ispred dvorane.
Bez obzira u kakvom dizajnu je postavljena soba za videokonferencije, važno je da soba nema sjajne površine, a što je još važnije, staklo. Ako soba ima prozore, tamne rolete bi ih trebale prekriti. Sjajne površine, staklo i prozori imaju tendenciju reflektiranja ne samo svjetlosti, već i zvuka, što otežava osobama s druge strane da vide i čuju.
Postoji nekoliko drugih savjeta koji mogu pomoći pri postavljanju sobe za video konferencije. Jedan mikrofon dovoljan je za svake tri osobe koje prisustvuju video konferenciji. Svaki put kada se održava prezentacija za jednu osobu, treba koristiti mikrofon na preklopu. Crvena boja se ne smije nalaziti ni u kakvom dekoru ili na osobama koje se nalaze u sobama za videokonferencije, jer će to uzrokovati treperenje na videu. Većina prostorija za videokonferencije zahtijevat će jednu do tri kamere, pri čemu su sve kamere, video zasloni i monitori udaljeni od jakog svjetla.