Prepoznavanje prijevare na platnom spisku često zahtijeva pregled evidencije o plaćama radi znakova da otpušteni zaposlenici još uvijek primaju čekove ili da su zaposlenici-duhovi, koji su zaposlenici koji zapravo ne postoje, dio evidencije o plaćama. Također možete provjeriti poništene čekove kako biste utvrdili jesu li svi isplaćeni trenutnim zaposlenicima i unovčeni od strane osobe čije je ime na prednjoj strani čeka. Isto tako, možete tražiti znakove da zaposlenik prima plaću za sumnjivi broj sati. Duplikati čekova, poštanske adrese i identifikacijski brojevi zaposlenika ponekad su također znakovi prijevare na plaćama.
Jedan od najjednostavnijih načina za prepoznavanje ove vrste prijevare uključuje povremeno pregledavanje podataka o plaćama tvrtke. Ponekad vlasnici poduzeća i menadžeri ne pregledavaju evidenciju o plaćama onoliko često koliko bi trebali. Na primjer, ako je osoba ili grupa bila zadužena za obračun plaća dulje vrijeme, možete smatrati da je vaša potreba za provjerom evidencije o plaćama smanjena. Ovakvo razmišljanje, međutim, može dopustiti da prijevare na platnom spisku ostanu neotkrivene dulje vrijeme. U suštini, ideja je da ako ne tražite prijevaru, ne možete je pronaći.
Kako biste prepoznali prijevaru na platnom spisku, možete započeti s pregledom platnog registra svoje tvrtke. To možete učiniti bez obzira na to vode li se podaci o plaćama u knjizi ili u računalnom programu. Trebali biste potražiti duple podatke za imena, porezne identifikacijske brojeve, poštanske adrese i brojeve zaposlenika, kao i aktivne evidencije za zaposlenike koji su dali otkaz ili su dobili otkaz. Osim toga, ako ustanovite da su neki zaposlenici navedeni s neuobičajeno velikim brojem sati ili su sati navedeni za dane kada je vaša tvrtka zatvorena, to može biti znak da se događa prijevara s plaćama.
Prijevaru na plaćama možete otkriti i pregledom poništenih čekova vaše tvrtke. Na primjer, možete imati problem ako se ime na čeku plaće ne podudara s potpisom osobe koja ga je potvrdila. U nekim slučajevima, to može biti potpuno nevino, međutim, kao u slučaju da zaposlenik koristi svoje inicijale da potpiše svoje ime, a ne puno ime. U drugim slučajevima, međutim, to može biti znak prijevare na plaćama.
Ponekad promatranje procesa obračuna plaća od početka do završetka može biti od pomoći za prepoznavanje prijevare na plaćama. U tom slučaju možete primijetiti pogreške koje su unesene rano u procesu ili primijetiti da sati i plaćanja nisu pravilno izračunati. U suprotnom, možete primijetiti da se neki zaposlenici pojavljuju kako bi preuzeli čekove bez odgovarajućeg ID ili ID brojeva. Ako se dogodi prijevara, možda ćete čak otkriti da neki zaposlenici prikupljaju više od jednog čeka. Možda ćete također otkriti da se čekovi bez zahtjeva ne podudaraju s legitimnim zaposlenicima.