Ukupni učinak dobavljača može se ocijeniti ocjenjivanjem dobavljača u smislu kvalitete, cijene, isporuke i usluge. U većim organizacijama odjel nabave može podijeliti upitnik svakom zaposleniku koji koristi odobrenog vanjskog dobavljača, tražeći od zaposlenika da komentira iskustvo. Povratne informacije se obično unose u sustav upravljanja dobavljačima i predstavljaju osnovu za povremeni pregled dobavljača i kontrolu kvalitete. Manje tvrtke mogu koristiti pisanu anketu ili neformalni sustav provjere i ravnoteže. U svakom slučaju, dobavljač je općenito podložan periodičnoj evaluaciji na isti način kao i zaposlenik kako bi se osigurao nastavak rada u skladu sa standardima.
Upravljanje dobavljačima odvija se u kontinuitetu koji počinje dogovorom o rezultatima, što uključuje jasan prijenos smjernica i standarda. Prije nego što provedete službeni pregled izvedbe dobavljača, provjerite jeste li napisali svoje smjernice i jesu li dobavljači svjesni vaših očekivanja. Ako imate zaposlenike koji rade izravno s dobavljačima i koji će sudjelovati u procesu evaluacije, provjerite jesu li i oni upoznati sa smjernicama. Postavljanje standarda izvedbe unaprijed omogućuje dosljedniju evaluaciju na stražnjoj strani i uklanja dio subjektivnosti iz procesa koji može nepravedno iskriviti rezultate.
Trebalo bi izraditi alat za evaluaciju. To može biti pisana anketa ili upitnik, ili niz pitanja postavljenih usmenim intervjuom. Dio dizajna alata je određivanje načina na koji će se primjenjivati. Povratne informacije o izvedbi dobavljača mogu se prikupiti nakon svakog kontakta ili povremeno. Upitnik koji se prikazuje nakon svakog kontakta može biti kraći, dok onaj koji se bavi iskustvom zaposlenika s dobavljačem tijekom duljeg vremenskog razdoblja može trebati više detalja.
Alat za evaluaciju trebao bi tražiti povratne informacije o kvaliteti, cijeni, isporuci i usluzi. Kvaliteta bi se trebala odnositi na zadovoljstvo ocjenjivača robom ili uslugama dobavljača. Cijena se treba odnositi na ukupne troškove robe ili usluga u usporedbi s inherentnom vrijednošću i u usporedbi s troškovima korištenja drugih dobavljača. Isporuka treba uzeti u obzir dostupnost, vrijeme obrade i pouzdanost. Usluga bi trebala ocjenjivati dobavljačevu reakciju, profesionalnost, uslugu korisnicima i pridržavanje standarda.
Možda je najvažniji dio procesa evaluacije izvedbe dobavljača uspostavljanje sustava za prikupljanje, sažimanje i zadržavanje podataka iz alata za evaluaciju. Bilo da tražite povratne informacije o interakcijama s dobavljačima od dvije ili dvije stotine zaposlenika, rezultati se moraju sintetizirati i destilirati do neke vrste ocjene ili ocjene na ljestvici prihvatljive do neprihvatljive izvedbe. Postoje softverski paketi i sustavi sadržaja temeljeni na internetu koji mogu olakšati cijeli proces upravljanja dobavljačima, ali posao možete obaviti i ručno uspostavljanjem datoteke za dobavljača, prikupljanjem anketa, pregledom rezultata i dodjeljivanjem ocjene koja će odrediti hoće li dobavljač ostati na vašem popisu odobrenih dobavljača.