Istraga na radnom mjestu može biti potrebna kao odgovor na pritužbu na uznemiravanje ili diskriminaciju, sigurnosni problem ili nesreću na radnom mjestu, ozbiljno kršenje politika i procedura tvrtke ili kriminalne aktivnosti poput krađe ili vandalizma. Upiti podneseni tijekom istrage na radnom mjestu moraju se obaviti diskretno iu skladu s relevantnim zakonodavstvom kako bi se izbjeglo daljnje kompliciranje stvari. Morat ćete biti posebno upoznati sa zakonima o pravu na privatnost unutar jurisdikcije da biste proveli istragu na radnom mjestu.
Poslodavci imaju obvezu ispitati sve navode o nepravednim radnjama. Čak i kada se podnese neformalna pritužba, poslodavac je dužan ispitati stvar i može biti potrebna službena istraga na radnom mjestu. Ako se ne provede adekvatna istraga, poslodavac bi kasnije mogao podnijeti tužbe za nemar.
Kada se pritužba prvi put podnese, dokumentacija je ključna. Slično, treba napisati i pojedinosti o nesrećama ili incidentima. Pojedinosti mogu postati zamagljene ili zaboravljene s vremenom, čineći pisani zapis vitalnim za svaku istragu na radnom mjestu. Mnoge tvrtke i organizacije imaju obrasce za pritužbe i incidente, ali u njihovom nedostatku, bilo koji pisani izvještaj bit će dovoljan.
Ovisno o pritužbi ili incidentu, razgovori sa svjedocima mogli bi biti potrebni tijekom istrage na radnom mjestu. Upiti se trebaju postavljati diskretno i privatno. Morat ćete prikupiti informacije uz poštivanje prava na privatnost svih uključenih: podnositelja pritužbe, svjedoka i optuženika. Pitanja bi trebala biti usredotočena na predmetno pitanje i formulirana na otvoren način koji ne dovodi do jednostavnih odgovora s da ili ne.
Fizička istraga na radnom mjestu mogla bi biti prikladna, ovisno o prirodi prijave ili incidenta. I ovdje je važna dokumentacija, a možda će biti potrebne fotografije incidenta ili opasnosti. Opet, zakoni o privatnosti moraju se poštovati. Pravo poslodavca na obavljanje pretraga na radnom mjestu i sličnih radnji, poput testiranja i nadzora na droge, razlikuje se od jedne do druge jurisdikcije. Ako ste u nedoumici, trebali biste potražiti pravne konzultacije prije bilo kakve pretrage ili testiranja.
Nalazi treba sastaviti u izvješće. Zaključci se trebaju oslanjati na dokaze i ne smiju se upuštati u pretpostavke. Izvješće bi trebalo sadržavati namjeravani postupak za rješavanje incidenta, prekršaja ili opasnosti pod istragom. Rezultate istrage treba podijeliti s podnositeljem pritužbe.
Odgovor na nalaze istrage na radnom mjestu trebao bi se prvenstveno usredotočiti na ispravljanje problema. Oprema može zahtijevati popravak ili zamjenu ili će se možda trebati usvojiti novi postupci. U slučaju nedoličnog ponašanja ili nepravilnosti, može biti potrebna disciplinska mjera. Ovisno o ozbiljnosti i prirodi radnji pod istragom, možda će trebati obavijestiti tijela za provođenje zakona ili regulatorne agencije.