Izrada proračuna za IT može potrajati više vremena i razmišljanja od ostalih stavki vašeg fiskalnog plana za sljedeću godinu. Iako su neki troškovi fiksni, mnogi će se morati procijeniti. Na primjer, troškove kao što je pristup internetu lako je planirati jer ćete vjerojatno imati fiksnu cijenu. Troškovi popravka i održavanja često se moraju procijeniti, jer nikad ne znate koji će se komad opreme pokvariti ili trebati nadogradnju . Planirajte potrošiti dodatno vrijeme na svoj IT proračun jer to može spriječiti neugodna iznenađenja u sljedećih nekoliko tromjesečja.
Najjednostavnije stavke u vašem IT proračunu su fiksni troškovi. To su svi predmeti za koje znate cijenu i možete doći do gotovo točne brojke. Stavke s fiksnim troškovima često uključuju telefonske, internetske i faks usluge. Ako imate web stranicu, moći ćete izračunati naknade za hosting vaše domene za narednu godinu. Tada ćete htjeti otkriti najskuplje stavke u svom IT proračunu. Pokušajte odrediti hoće li vam trebati nova računala, mrežni poslužitelji ili druge tehnološke nadogradnje. Provjerite jeste li uključili sve tehnološke nadogradnje koje očekujete, kao i nadogradnje softvera. Ako morate unajmiti stručnjaka da instalira bilo koju od novih nadogradnji, uključite odgovarajuća sredstva za posao.
Održavanje i popravak još je jedan važan aspekt u IT proračunima. Iako ne možete predvidjeti kada će se dio tehnologije pokvariti, možete biti sigurni da će se to dogoditi u nekom trenutku u svom životnom ciklusu. Budite oprezni kada su u pitanju troškovi održavanja i popravaka u svom IT proračunu. Uključite gotovinu koja će biti izdvojena za plaćanje dijelova, kao i novac za isplatu plaće tehničara ako je potrebno. Za svaku stavku koju uključite u svoj proračun, prvo pogledajte troškove iz prethodne fiskalne godine kako biste lakše procijenili.
Vaš IT proračun također bi trebao uključivati plaće za sve zaposlenike koji rade na informacijskoj tehnologiji za vas. Ako je bilo koji zaposlenik očekivao povišice plaća, svakako za to osigurajte proračun. Ako imate IT odjel, možda ćete morati voditi računa o prekovremenim satima jer možda nije zgodno obavljati nadogradnje ili druge zadatke održavanja tijekom uobičajenog radnog vremena. Ne zaboravite dodati jastuk za sve nove vladine mandate, kao što su dodatne naknade i troškovi zdravstvenog osiguranja.