Pronevjera zaposlenika događa se kada zaposlenik ukrade povjerena sredstva od svog poslodavca. Ovaj uobičajeni zločin često je teško otkriti, jer mnogi pronevjeritelji jako naporno rade kako bi prikrili svoje tragove. Kako bi se smanjila mogućnost pronevjere zaposlenika, potrebno je primijeniti pažljiv plan sigurnosti s višestrukim mjerama zaštite.
Sprječavanje pronevjere zaposlenika počinje na pultu za razgovor. Ako se potencijalnom poslodavcu sviđa životopis i osobnost kandidata, on ili ona se možda neće truditi provjeriti reference ili izvršiti provjeru prošlosti bilo koje vrste. Budući da pronevjeritelji obično ostavljaju sumnjiv trag od posla do posla, vrlo je važno da svi potencijalni novi zaposlenici imaju reference koje mogu govoriti o iskrenosti kandidata. Na pozicijama na kojima će zaposlenik imati pristup blagajnama, depozitima ili drugim sredstvima, također bi moglo biti mudro pokrenuti rutinske provjere svih potencijalnih zaposlenika kako bi se utvrdilo postoji li prošlost kriminalnih aktivnosti.
Iako razumna pozadinska istraživanja mogu pomoći eliminirati neke potencijale za pronevjeru zaposlenika, ona ne mogu u potpunosti ukloniti rizik. Kako bi se još više smanjile šanse za unutarnju krađu, potrebno je stvoriti skrupulozan sigurnosni sustav koji eliminira većinu mogućnosti za pronevjeru. Niti jedan zaposlenik ne bi trebao imati pristup svim sredstvima, a, ako je moguće, sva financijska izvješća i depoziti trebaju zahtijevati da najmanje dva zaposlenika samostalno procijene i potpišu dokumentaciju.
Interna revizija može biti dobar način za smanjenje rizika od pronevjere zaposlenika. Izvođenje tromjesečne revizije pomoću neovisne tvrtke može brzo otkriti sve znakove pronevjere ili nedostatka sredstava. Neki stručnjaci preporučuju da revizije budu nasumične, a ne po strogom rasporedu, budući da pronevjeritelj može prikriti svoje tragove ako zna da je revizija zakazana prije vremena. Unutarnja revizija također može imati koristi od uočavanja rupa u sustavu interne sigurnosti ili problema s učinkovitošću odjela, tako da redovita politika revizije može biti korisna za tvrtku na više načina.
Iako su oprez i sigurnost važni problemi, koraci poduzeti za uklanjanje pronevjera zaposlenika mogu imati suprotne rezultate ako su zaposlenici pogrešno optuženi, ili se osjećaju povrijeđenima, špijuniranima ili nepoštivani od strane sigurnosnih politika. Nametanje ekstremnih mjera kao što je stalni nadzor kamerom ili laganje o sigurnosnim politikama kako bi se „zarobili“ lopovi mogu uništiti moral i povjerenje zaposlenika i dovesti do vrlo neugodnog radnog okruženja. Ako zaposlenici osjećaju neprijateljstvo prema tvrtki zbog nepoštenog ponašanja ili ponašanja bez poštovanja, možda će imati više motivacije da počine kaznena djela ili da ne prijave sumnjivu aktivnost drugog zaposlenika.