Stvaranje baze podataka inventara zahtijeva određenu pripremu i planiranje, kao što je prvi odabir sustava za upravljanje bazom podataka (DBMS) koji ćete koristiti. MySQL, Microsoft (MS) Access i Oracle spadaju među najčešće korištene sustave. Zatim ćete morati odlučiti koju vrstu informacija trebate pohraniti u bazu podataka inventara. Postoje tri široke vrste podataka: informacije o narudžbi, proizvod ili usluga i inventar kupaca ili kupaca. Vaši posljednji koraci bit će stvarno kreiranje baze podataka i tablica koje će ona sadržavati, dovršetak procesa normalizacije, popunjavanje tablica – čak i samo testnim podacima – i testiranje novostvorene baze podataka.
Izbor DBMS-a općenito se temelji na cijeni softvera, platformama na kojima se može pokrenuti, koliko je strma krivulja učenja za vas ili zaposlenike koji će biti odgovorni za upravljanje zalihama i rješavanje problema s inventarom kada oni pojaviti. MySQL je softver otvorenog koda dostupan besplatno putem preuzimanja s interneta, a često dolazi u paketu s besplatnim distribucijama poslužiteljskih verzija operacijskog sustava Linux. Pristup možda nije dobar izbor za vrlo velike tvrtke, a Oracle, koji je prilično skup, ima vrlo strmu krivulju učenja. Nakon što odredite točne vrste podataka koje su vam potrebne, bit ćete spremni za početak kreiranja baze podataka inventara, što se obično može postići korištenjem grafičkog korisničkog sučelja (GUI) kao što je PHPMyAdmin ili naredbenog retka koristeći SQL jezik.
Ako ćete obavljati administrativne zadatke koristeći GUI, proces bi u velikoj mjeri trebao biti razumljiv sam po sebi i trebala bi postojati programska dokumentacija koju možete pogledati. Izrada baze podataka inventara u naredbenom retku zahtijeva barem vrlo jako osnovno poznavanje SQL jezika, koji se gotovo uvijek koristi za rad s bazama podataka. Riječi “kreiraj bazu podataka” iza kojih slijedi ime koje odaberete da date svojoj bazi podataka je naredba koju treba izdati. Zatim ćete morati izdati naredbu “use” praćenu istim imenom koje ste odabrali kako biste mu pristupili kako biste započeli kreiranje tablica koje su vam potrebne za držanje svih vrsta potrebnih podataka. To se pokreće naredbom “kreiraj tablicu”, nakon čega slijedi naziv tablice, zajedno s drugim naredbama koje postavljaju parametre, kao što su strani ključevi, primarni ključevi, nulte vrijednosti i duljina znakova.
Ove se funkcije gotovo uvijek mogu izvesti i putem GUI-ja. Vrlo je važno da vaša baza podataka zaliha bude normalizirana, što je neophodan proces kako bi se osiguralo da može rasti i ažurirati uz održavanje integriteta kako bi točna izvješća o kojima se donose poslovne odluke bila dostupna u svakom trenutku. Ovisno o broju tablica i vrstama podataka, normalizacija, koja može biti vrlo složen proces, možda će se morati povjeriti stručnjaku za bazu podataka. Postoje tri oblika normalizacije: prvi normalni oblik (1NF), drugi normalni oblik (2NF) i treći normalni oblik (3NF). Nije preporučljivo pokušavati postići normalizaciju nakon stvarne izrade vaše baze podataka inventara.