Pozdrav za poslovnu sekretaricu koji koristite trebao bi biti prilično kratak i precizan, iako ga možete koristiti kao način da pokažete što vaša tvrtka ima za ponuditi. Vaš cjelokupni ton u poruci trebao bi biti profesionalan i pozivateljima naznačiti da su, iako je njihov poziv u tom trenutku propušten, važni i planirate ih kontaktirati što je prije moguće. Unutar toga, međutim, ne biste trebali naznačiti da razgovarate s nekim važnijim od pozivatelja. Pozdrav vaše poslovne telefonske sekretarice također bi trebao biti prilagođen na bilo koji način koji smatrate prikladnim za vaše poslovanje i potrebe.
Poslovna pozdravna sekretarica poruka je snimljena na govornu poštu ili telefonsku sekretaricu neke tvrtke. Budući da će ovu poruku čuti barem neki od vaših kupaca, trebali biste biti sigurni da je poruka profesionalna. Uglavnom, ne biste trebali stvarati poruku koja je glupa ili smiješna, već umjesto toga pružite važne i korisne informacije na način koji je profesionalan i prilično brz. Međutim, ovu poruku možete iskoristiti kao brzu priliku da uključite kratku izjavu o određenoj usluzi koju nudite, kao što je “Hvala što ste nazvali Kuću pita, dom svjetski poznate pite od tikvica i artičoka.”
Informacije koje navedete u pozdravnoj telefonskoj sekretarici mogu se razlikovati ovisno o vašim specifičnim potrebama, iako su neke osnovne informacije uobičajene. Trebali biste navesti tvrtku koja je dosegnuta, uključujući određeni naziv ako imate osobni poslovni broj ili lokal. Ako je poruka za opću upotrebu, možete naznačiti da niste dostupni, iako poruka za korištenje nakon radnog vremena može pozivatelju dati uobičajeno radno vrijeme. Međutim, ne biste smjeli koristiti bilo koji jezik koji bi se mogao shvatiti kao naznaka da ste zauzeti zadatkom koji je važniji od vašeg pozivatelja.
Svaka poslovna telefonska sekretarica koju koristite također bi trebala biti prilagođena i osobna za vaše potrebe. Ako imate hitnu službu koju pozivatelj može aktivirati pritiskom na gumb za brži odgovor, to biste trebali naznačiti u poruci. Također može biti korisno podsjetiti pozivatelje na podatke koje trebaju dati u svojoj poruci, kao što su njihovo ime, kontakt podaci i razlog poziva. Također biste trebali zahvaliti pozivatelju na njegovom ili njezinom pozivu na kraju vaše poruke i naznačiti da namjeravate uzvratiti poziv što je prije moguće.