Angažiranje profesionalnog orkestra jednostavan je proces koji uključuje razumijevanje glazbe koja se izvodi i uspostavljanje kontakta s osobom ili osobama koje koordiniraju događaje orkestra. Može li osoba angažirati orkestar ili ne ovisi o rasporedu grupe. Pojedinac ili organizacija koja zapošljava također mora biti u mogućnosti priuštiti bilo koju naknadu koju orkestar naplaćuje za probe i završni koncert.
Kada osoba želi angažirati orkestar, prvo mora pogledati glazbu koja će se izvoditi. Neka glazba, kao što je glazba za komorni orkestar, ne zahtijeva da svaki član normalno radi u orkestru. Osoba koja angažira orkestar mora platiti naknadu koja pokriva vrijeme svakog glazbenika koji završi svirati, stoga je važno biti precizan o vrsti glazbe na programu orkestra kako bi orkestar mogao odgovoriti procjenom honorara i dogovoriti s pravim igračima.
Orkestar obično ima voditelja ili ravnatelja koji je odgovoran za organizaciju nastupa orkestra, iako neki ravnatelji imaju dvostruku dužnost i osim dirigiranja upravljaju svojim orkestrima. Ova osoba djeluje kao veza između ravnatelja orkestra, predstavnika mjesta izvedbe i osobe koja angažira orkestar. Drugi korak za angažiranje orkestra je kontaktiranje voditelja orkestra i iskazivanje interesa za osiguranje usluga orkestra. Voditelj orkestra provjerava događaje koji su već u kalendaru orkestra. Ako je orkestar slobodan na datum koji zahtijeva osoba koja angažira, on obavještava ravnatelja orkestra da orkestar ima zahtjev za zapošljavanje.
Nakon što ravnatelj orkestra sazna da netko želi da orkestar svira, može objaviti poziv članovima orkestra. Zatim može pitati članove koliko bi se pojedinaca moglo posvetiti probama i koncertu. Ako je previše članova orkestra nedostupno, ravnatelj obično odbija poziv, ali može reći upravitelju da će orkestar biti dostupan na neki drugi datum ako osoba koja zapošljava može promijeniti svoj raspored. U mnogim profesionalnim orkestrima ravnatelj donosi izvršnu odluku hoće li ili ne prihvatiti poziv u ime orkestra, a od članova orkestra se očekuje da u skladu s tim prilagode svoje rasporede, budući da igrači shvaćaju da njihova pozicija u orkestru zahtijeva obvezu dostupnosti.
Ako ravnatelj prihvati poziv za zapošljavanje, osoba koja angažira orkestar plaća naknadu koju orkestar trenutno ima. Cijene mogu biti od nekoliko stotina do nekoliko tisuća američkih dolara, ovisno o broju traženih proba i koncerata te koliko članova orkestra mora biti nazočno. Troškovi potrebni za unajmljivanje orkestra primarni su razlog zašto većina ambicioznih glazbenika ne angažira rutinski svoje vlastite orkestre, već rade na postizanju razine profesionalnog muziciranja koja jamči poziv ravnatelja za nastup s orkestrom.
Iako je osobi skupo unajmiti orkestar, orkestri to olakšavaju jer žele javno izlaganje i imaju vlastite troškove za pokrivanje, poput plaće ravnatelja, prostora za probe, putovanja i notnih zapisa. Oni često govore građanima kako zatražiti usluge orkestra na programima, web stranicama orkestara i oglasima u umjetničkim publikacijama. Obično daju URL web-stranice, telefonski broj ili adresu e-pošte ravnatelja ili voditelja i objašnjenje što i gdje orkestar može svirati. Postoje i neke web-stranice koje su dizajnirane da uparuju osobe koje zapošljavaju s dostupnim orkestrima, a ravnatelji se mogu odlučiti navesti svoje orkestre na tim stranicama.