Kako mogu voditi zapisnik sa sastanka?

Zapisnik sastanka je pisani zapis o glavnim obrađenim temama i odlukama donesenim tijekom sastanka. Na službenoj sjednici Upravnog odbora, tajnik odbora obično je odgovoran za snimanje zapisnika sa sjednica, koji se tada smatraju važnim pravnim dokumentima. Mnogi sastanci započinju pregledom zapisnika s posljednjeg sastanka, koji je visoko na dnevnom redu sastanka. Ako se sudionici sastanka slažu da ti zapisnici točno odražavaju ono što se dogodilo tijekom posljednjeg sastanka, tada se službeno odobravaju na tekućem sastanku.

Osoba odgovorna za bilježenje zapisnika sa sastanka često će zabilježiti bitne točke koje se događaju tijekom sastanka, kao što su o tome o kojim se važnim temama razgovaralo, koje su važne izjave i pitanja pokrenuo i tko ih je postavio te koje su aktivnosti ili zadaci proizašli iz sastanka i kojima su bili dodijeljeni. Ove bilješke, napisane stenografijom, zatim se upisuju u službeni dokument, ponekad od strane osobe koja nije zapisničar, a dokument se čuva kao zapis o napretku sastanka. Osoba određena za vođenje zapisnika ponekad će također snimiti sastanak na kasetofon umjesto ili uz ručno bilježenje. Kaseta se zatim može spojiti na diktafon kako bi se snimka prepisala u službeni zapisnik.

Dokument službenog zapisnika sastanka obično počinje navođenjem naziva tvrtke ili organizacije; mjesto, vrijeme i datum sastanka; te popis ljudi prisutnih na sastanku (prisustva). Zatim, u zapisniku treba u obliku paragrafa ili tačaka navesti koje su teme bile obrađene na sastanku, napisan redoslijedom kojim se raspravljalo. Kada pojedinac iznese važnu točku, ime tog govornika treba pripisati točki kako je to zabilježeno u zapisniku. Parafraziranje govornikove točke općenito je prihvatljivo u nekoliko minuta umjesto doslovnih citata.

Kako se ne može ili treba sve ono što je rečeno tijekom sastanka uključiti u zapisnik, dobro je pravilo osigurati da sve službene odluke koje donese organizacija ima najviši prioritet. Sva financijska izvješća ili izjave koje su prezentirane tijekom sastanka, ili pravna pitanja o kojima se raspravljalo, također treba biti uključena u zapisnik sastanka.