Prijedlog za izgradnju obično je dokument od jedne stranice koji navodi tko je izvođač, posao koji se treba izvesti i procijenjeni trošak. Napisan je na jednostavan način i obično će sadržavati četiri do pet kratkih odjeljaka. Pisanje prijedloga izgradnje prilično je jednostavno uz korištenje standardiziranog pravnog oblika. U nekim situacijama prijedlog izgradnje može uključivati priloge, kao što su nacrti.
Kada tvrtke pošalju zahtjeve za prijedloge od potencijalnih građevinskih dobavljača, potrebna im je procjena troškova i vremena za posao. Prijedlog izgradnje je procjena u dobroj vjeri koju dobavljač daje donositelju odluka tvrtke, koji zatim mora odlučiti kojeg će dobavljača odabrati na temelju kvalitete, ugleda i cijene. Prijedlog u biti kaže da je dobavljač voljan izvesti i dovršiti posao uz određene parametre.
Na vrhu prijedloga izgradnje trebao bi biti naveden naziv građevinske tvrtke, njezine informacije o licenci i datum. Trebao bi slijediti odjeljak koji navodi kome se prijedlog podnosi. Ovaj odjeljak će obično sadržavati ime i naslov donositelja odluka u tvrtki, kao i naziv tvrtke i njezinu glavnu adresu.
Ispod preliminarnih informacija nalazit će se odjeljak koji navodi gdje se građevinski posao treba dovršiti te će također navesti datum početka izgradnje. Može se navesti ime glavnog predradnika i inženjera. To je važno u slučaju da osoba koja donosi odluke u tvrtki mora nekoga kontaktirati u vezi s napretkom posla ili ako se pojave hitni problemi. Za složene gradnje koje uključuju novu gradnju, prijedlog može navesti datum priloženih nacrta, uz ime glavnog arhitekta i kontakt broj.
Jedan od najvažnijih odjeljaka u prijedlogu izgradnje su detalji posla koji se treba izvesti. Ovaj odjeljak navodi građevinski materijal koji će se koristiti i može raščlaniti pojedinačne troškove. U njemu će biti navedeno hoće li u posao biti uključeni podizvođači i koje će dijelove posla obavljati. Troškovi rada i materijala mogu biti odvojeni.
U odjeljku o materijalima može se navesti hoće li se koristiti zamjenske zalihe u slučaju da se izvorno predloženi materijali ne mogu pronaći. Obično će postojati izjava da je rad zajamčen kao što je naznačeno priloženim nacrtima ili navedenim specifikacijama. Odjeljak koji navodi kada se uplate trebaju podnijeti i u kojem iznosu će također biti uključeno. Većina građevinskih tvrtki zahtijeva da se određeni postotak ukupnih troškova plati prije početka radova uz nekoliko koraka nakon što se određene prekretnice dovrše.
Prijedlog će imati odjeljak u kojem se navodi da izvođač podnosi ponudu. Ovaj odjeljak sadržavat će izjavu koja pokazuje da će ponuda isteći unutar određenog broja dana. Postojat će red u kojem će donositelj odluka tvrtke potpisati i prihvatiti prijedlog.