Odabir najboljih materijala za konferenciju može učiniti događaj još uspješnijim. Kada postoji organizacija tijekom cijele radionice ili druge prezentacije uživo, govornici i članovi publike mogu se bolje opustiti i primiti informacije koje se pružaju. Da biste odabrali najbolje materijale za konferenciju, razmotrite veličinu publike i format u kojem se informacije prezentiraju. Kvaliteta korištenih materijala je relativna, ali još je važnije da se najkorisniji sadržaj dijeli u konferencijskim materijalima.
Pružanje dnevnog reda sudionicima je informativan i prijateljski način da se ocrta što će se dogoditi i kako će se događaji odvijati na konferenciji. Ti konferencijski materijali mogu biti pamfleti ili dokumenti unutar mape koji se distribuiraju kada sudionici uđu u gledalište ili eventualno već postavljeni na sjedala ili stolove gdje će sudionici sjediti. Najbolja vrsta materijala za dnevni red za odabir može biti financijska odluka. Na primjer, jesu li se sudionici registrirali ili ne, može eliminirati pogrešku prevelike narudžbe ili nedovoljne zalihe na dan događaja.
Predavači na konferenciji trebaju omogućiti pristup svim materijalima koji se koriste tijekom sesije. Čak i ako izlagač koristi slajdove ili PowerPoint prezentacije, sudionici bi mogli imati bolji fokus znajući da će brojevi i druge informacije biti dostupne kasnije. Inače, sudionici bi mogli biti ometeni vođenjem bilješki.
Obično je dobra ideja uključiti biografije govornika kao dio konferencijskih materijala. Ovo ne samo da ima potencijal za dodavanje vjerodostojnosti popisu izlagača, već također nudi sudionicima način da eventualno kontaktiraju govornike u budućnosti. Moguće je da je postavljanje konferencije povezano s ulaganjem. U slučaju da sudionici traže investicijski kapital za razvoj poslovanja, voditelji bi mogli ponuditi vrstu potpore koja je potrebna ovim poduzetnicima. Iako se na konferencijama događa umrežavanje i razmjena posjetnica, velika gužva ponekad može otežati uspostavljanje željenih kontakata, a tiskanje biografija s podacima za kontakt može pomoći.
Sponzor konferencije bi mogao razmisliti o distribuciji neke vrste predmeta, kao što je flash disk ili svjetiljka, koja ima logo ili marku organizatora. Ovo je način da se polaznici kasnije sjete sponzora. To je također oblik marketinga jer pojedinci izvan konferencije mogu naići na te artikle i marku.