Prije nego što odaberete softverski proizvod za upravljanje znanjem otvorenog koda, potrebno je odrediti koja rješenja bi najbolje poboljšala učinkovitost i produktivnost u vašoj organizaciji. Za mnoge profesionalce, najbolji način za pronalaženje rješenja je angažiranje poslovnog analitičara ili stručnjaka za upravljanje znanjem. Ti stručnjaci mogu koristiti podatke koji odražavaju status vaše organizacije, kao i perspektivu tržišta ili industrije, kako bi odredili što vašoj organizaciji treba da bude uspješnija. Kada shvatite kako vaša organizacija može imati koristi od softvera za upravljanje znanjem otvorenog koda, možda bi bilo dobro razmotriti čimbenike kao što su značajke različitih programa, kompatibilnost i upotrebljivost.
Softver za upravljanje znanjem bilo koja vrsta računalnog programa koji članovima organizacije omogućuje pohranjivanje, pristup i dijeljenje relevantnih informacija. Ovi sustavi mogu biti poznati i kao sustavi za upravljanje dokumentima ili sadržajem. Kada je softver otvorenog koda, njegov je kod dostupan javnosti, često besplatno.
Primarni cilj upravljanja znanjem je pomoći menadžerima i rukovoditeljima da koriste inteligenciju za donošenje informiranih poslovnih odluka. Jednako važan cilj upravljanja znanjem je pomoći svim članovima organizacije da dijele informacije koje mogu poboljšati njihov učinak. Iz tog razloga, vaš izbor softvera za upravljanje znanjem otvorenog koda trebao bi ovisiti o područjima u kojima biste željeli vidjeti poboljšanje. Pojedinci koji bi željeli poboljšati upravljanje zalihama, na primjer, trebali bi odabrati softver koji korisnicima pruža predloške i funkcije koje im olakšavaju praćenje imovine i praćenje zahtjeva za proizvodnju.
Nakon što pronađete softver za upravljanje znanjem otvorenog koda koji ima smisla za vaše potrebe, možete suziti izbor prema zahtjevima kompatibilnosti. Obratite pažnju na to koje operacijske sustave zahtijevaju programi. Mnogi profesionalci mogu imati koristi od softvera kojem mogu pristupiti s mobilnih uređaja. Ako je to slučaj, trebali biste se pobrinuti da se programima za koje smatrate da se može pristupiti kao mobilnim aplikacijama.
Upotrebljivost može biti vrlo važan čimbenik kada je u pitanju odabir najboljeg softvera za upravljanje znanjem otvorenog koda. U idealnom slučaju, sustav upravljanja znanjem trebao bi uključivati sučelja koja svaki član organizacije može koristiti bez opsežne obuke. Budući da se softveru otvorenog koda često može pristupiti besplatno, možda biste trebali testirati nekoliko sučelja kako biste utvrdili koje bi vašim zaposlenicima moglo biti najlakše naučiti. Imajte na umu, međutim, da je obuka važan dio implementacije sustava upravljanja znanjem, pa biste trebali očekivati da bi članovi vaše organizacije mogli proći neke upute.