Odabir najboljeg sustava za upravljanje zadacima može biti prilično težak, uglavnom zato što je svaki sustav prilagođen različitim potrebama. Da biste odabrali najbolji sustav, prvo ćete morati identificirati koje potrebe želite da zadovolji i izraditi proračun. Imajte na umu da mnogi ljudi isprobavaju nekoliko različitih sustava prije nego što pronađu onaj koji im se sviđa. Ako će više ljudi koristiti sustav za upravljanje zadacima, provjerite ima li poboljšane komunikacijske mogućnosti. Najbolji sustav vam također može pomoći da odredite prioritete svojih zadataka i, ako je potrebno, integrira planiranje resursa poduzeća (ERP) i upravljanje odnosima s klijentima (CRM) na jednu platformu.
Različiti sustavi upravljanja zadacima zadovoljit će različite potrebe i dostupni su po različitim cijenama. Neki imaju mogućnosti snimanja teksta i datoteka, web-bazirane aplikacije i/ili mogućnost određivanja prioriteta zadataka. Drugi imaju sigurnosne značajke koje dopuštaju samo određenim korisnicima korištenje određenih funkcija. Uz toliko različitih značajki, važno je identificirati koje funkcije će vam trebati kako biste mogli odabrati najučinkovitiji sustav. Također ćete otkriti da vam izrada proračuna može pomoći da suzite popis dostupnih sustava za odabir.
Neki od najboljih dostupnih sustava za upravljanje zadacima imaju velike mogućnosti suradnje i komunikacije. Korisnici ovih vrsta sustava mogu lakše komunicirati jedni s drugima, a ako menadžer to odluči, može pratiti učinak korisnika u stvarnom vremenu. Također je mudro odabrati sustav koji omogućuje jednostavnu suradnju kako bi se smanjili nesporazumi među korisnicima. To može pomoći u smanjenju operativnih pogrešaka tvrtke i, zauzvrat, povećati razinu profita organizacije. Ove vrste sustava također pomažu da se tijek rada među velikim organizacijama usavrši i ostane pod kontrolom.
Ako trebate sustav koji vam može odrediti prioritete aktivnosti, odaberite sustav upravljanja zadacima koji ima poboljšane sposobnosti donošenja odluka. Ova vrsta sustava tražit će od vas da pružite informacije o različitim aspektima svakog zadatka, a zatim odredite prioritet popisa aktivnosti na temelju vašeg unosa. Mnogi korisnici smatraju da korištenje sustava za određivanje prioriteta zadataka omogućuje trenutačno poboljšanje njihove učinkovitosti pri njihovom dovršavanju; ovo pomaže ne samo korisniku, već i njegovom poslodavcu, ako se sustav koristi za obavljanje radnih obveza.
Sustav za upravljanje zadacima koji ima sposobnost integracije ERP i CRM tehnologija može biti najbolji tip za odabir ako ste zaduženi za upravljanje odnosima s klijentima. Jedan od najkorisnijih aspekata ove vrste sustava je da može brzo konsolidirati podatke o klijentima, što omogućuje lak pristup. Obično će moći dodijeliti i pratiti aktivnosti i putem značajke za prijavu poslova; ova vrsta sustava obično omogućuje telefonskim predstavnicima da kreiraju ulaznice za svaki klijentov upit ili zahtjev i zabilježe ih putem web sučelja.
Vrhunski tip sustava za upravljanje zadacima omogućit će vam korištenje brojnih alata za upravljanje zadacima. Iako može doći uz veliku cijenu, omogućit će vam kreiranje rasporeda, suradnju s drugim korisnicima, generiranje i određivanje prioriteta popisa obaveza i još mnogo toga. Također će vam omogućiti izvoz zadataka u različite vrste datoteka uključujući tekst, word dokument i HTML datoteke.