Sustav za telekonferencije općenito se sastoji od telekomunikacijske mreže, koja omogućuje prijenos informacija između ljudi na različitim lokacijama. Često se koristi za poslovne sastanke, seminare i akademske konferencije. Postoji mnogo različitih vrsta sustava za telekonferencije. Prilikom donošenja odluke, neki od čimbenika koje biste trebali uzeti u obzir su točni ciljevi vaše telekonferencije i kakvu vrstu medija želite koristiti, kao što su video, audio ili internet.
U prošlosti, jedna od uobičajenih opcija za sustav telekonferencija bila je televizija zatvorenog kruga. To je ljudima omogućilo vizualnu i zvučnu komunikaciju. Međutim, s pojavom interneta, ova vrsta telekonferencija postala je manje popularna. Web-bazirane aplikacije češće se koriste iz razloga kao što su dostupnost, praktičnost i učinkovitost. Popularnost sustava za telekonferencije može biti važan faktor pri odabiru, jer odabir široko korištenog modela može olakšati postavljanje komunikacijske mreže između zasebnih, različitih lokacija.
Audio telekonferencijski sustav je još jedna često korištena opcija. Kao što naziv implicira, to omogućuje audio razmjenu komunikacije. Mnogi ljudi preferiraju audio telekonferencije zbog njihove osnovne jednostavnosti — sustav se obično sastoji od jedne telefonske linije na koju je spojeno više strana. Drugi važan aspekt audio komunikacije je da ljudi ne moraju brinuti o tome kako izgledaju pred kamerom.
Jedan od najboljih načina za održavanje konferencije je internetska telefonija. Inače poznat kao Voiceover Internet Protocol (VoIP), ovo je sustav za telekonferencije koji koristi glasovnu komunikaciju putem Interneta ili mreže s komutacijom paketa. Općenito je hvaljen zbog svojih pristupačnih troškova. Na primjer, internetski telefonski pozivi obično su jeftiniji od običnih telefonskih poziva, što ovo čini dobrom opcijom za tvrtke koje žele uštedjeti novac.
VoIP sustav također ima izrazitu prednost u svojoj fleksibilnosti. Na primjer, omogućuje da se čuje više telefonskih poziva na jednoj širokopojasnoj vezi. Osim toga, sve što je potrebno za postavljanje ovog tipa telekonferencijskog sustava je internetska veza. To omogućuje povezivanje sastanaka i telekonferencija gotovo svugdje gdje je dostupan pristup internetu.
Mnoge tvrtke specijalizirane su za rješenja za telekonferencije. Ovo može biti dobra ideja i ‘one-stop shop’ koji će odgovarati vašim potrebama. Većina dobavljača telekonferencija nudi niz različitih proizvoda i usluga, te može pružiti opremu i podršku za web konferencije. Ove tvrtke mogu ponuditi i uslugu upravljanja događajima, što obično znači da će za vas organizirati cijelu telekonferenciju. To može uključivati slanje pozivnica sudionicima ili provjeru da sva tehnologija i oprema ispravno funkcioniraju. Sve ovo može vam pomoći osigurati najuspješniju moguću konferenciju.