Odabir prave opreme za video konferencije za vaše poslovanje zadatak je koji zahtijeva strogu pozornost na detalje. Budući da komponente ove vrste sustava mogu biti skupe, potrebno je uzeti u obzir ključne čimbenike kao što su kvaliteta rezolucije konferencijskih monitora i ekrana, jasnoća zvuka telefona za video konferenciju povezanih sa sustavom, raspon ponuđenih značajki za korištenje od strane sudionika i moderatora, te poteškoća u radu sustava. Pažljivom usporedbom nekoliko različitih sustava moguće je kupiti odgovarajuću opremu i uživati u dosljednoj kvaliteti korištenja videokonferencija tijekom niza godina.
Prije nego pokušate procijeniti bilo koju opremu za video konferencije, važno je odrediti što želite u sustavu. Mnoge tvrtke koriste interne sustave koji u osnovi koriste neki središnji hardver smješten u sjedištu tvrtke koji pomaže u podršci korištenju drugih komponenti na svakoj lokaciji u mreži. Drugi se odlučuju za samostalne sustave uočene na svakom mjestu, koji mogu raditi neovisno jedan o drugom. Ako je ideja postaviti mrežu koja svakom mjestu omogućuje upravljanje vlastitim konferencijama, onda će uzimanje toga u obzir utjecati na vrstu opreme koja se kupuje.
Uz fleksibilnost u korištenju bit će važni i čimbenici koji se odnose na stvarno izvođenje video konferencije. Na primjer, neka oprema za video konferenciju omogućit će moderatoru da podijeli zaslon kako bi istovremeno vidio svako od nazočnih lokacija u jednoj konferenciji, umjesto da se mora ručno pomicati s jedne na drugu ili postaviti sustav da prikaže mjesto koje trenutno razgovara ili je aktivno na neki drugi način. Napredniji sustavi također će omogućiti moderatoru da pokrene veze sa sudionicima, dovodeći te lokacije u sastanak ili da isključi lokacije sa sastanka kada više nisu potrebne. Značajke poput isključivanja zvuka ili dopuštanja moderatoru da povuče jednu ili dvije lokacije u stranu za privatnu konferenciju neovisno o glavnom sastanku također je još jedna značajka koja bi mogla biti vrijedna razmatranja.
Nakon što se donesu odluke o vrsti hardverskih i softverskih značajki koje se smatraju potrebnima, zadatak lociranja najbolje opreme za video konferencije usredotočit će se na pronalaženje sustava koji će dobro odgovarati. To će često uključivati rad s prodajnim predstavnicima na identificiranju specifičnih sustava i konfiguracija, kao i prisustvovanje demonstracijama tih sustava. Za razliku od kupnje drugih vrsta poslovnih komunikacijskih sustava, stvarno vidjeti opremu za video konferencije u upotrebi je imperativ za donošenje informirane odluke.
Nakon što ste identificirali nekoliko paketa opreme za video konferencije koji se čini da zadovoljavaju vaše potrebe, odvojite vrijeme za usporedbu tih sustava u smislu kvalitete, jednostavnosti korištenja, kvalitete zvuka i slike te ukupnih troškova, uključujući instalaciju i održavanje. Odvojite vrijeme da pažljivo pogledate svaki od ovih aspekata olakšat će određivanje koji će sustav pružiti najvišu razinu usluge po najboljoj cijeni, što će kupnju učiniti isplativijom. Uvijek pažljivo proučite uvjete ugovora o servisu i jamstva i osigurajte najbolje moguće uvjete. To će pomoći da se minimizira trošak posjedovanja i upravljanja opremom za video konferencije, što će olakšati zadržavanje unutar proračuna.