Dodavanje bilo kojeg zaposlenika u tim može izazvati tjeskobu, ali kada je potrebno odabrati osobnog asistenta, potrebno je još više pažnje. Osobni asistent predstavlja poslodavca. Tipično, asistent će primati pozive, zakazivati sastanke i često će djelovati kao veza između poslodavca i klijenta. Kao prva točka kontakta, asistent mora projektirati prijateljsko, profesionalno držanje i imati dobar osjećaj za vrijednosti i misiju koju tvrtka želi projicirati.
Za odabir osobnog asistenta potrebno je najprije izraditi opis posla s određenim zadacima. Navedite sve za što će biti odgovoran osobni asistent te zabilježite softver i programe potrebne za obavljanje zadataka. Poredajte dužnosti prema redoslijedu važnosti. Ako će asistent provesti 60% dana ažurirajući web sadržaj, tada je odabir pomoćnika s visokim stupnjem poznavanja interneta obavezan. Svi zaposlenici mogu se osposobiti, ali najbolje je ako su snage osobnog asistenta izravno u skladu s najvećim dijelom zadataka. Povremene se dužnosti mogu naučiti na poslu, a da vam se ne ukrade puno vremena za obuku.
Sljedeći popis trebao bi identificirati radnu etiku tvrtke. Što je najvažnije? Doći na vrijeme? Doprinos kreativnim idejama timu? Završetak radova na vrijeme? Odaberite osobnog asistenta koji već pokazuje kvalitete i stavove koje tvrtka cijeni. Unaprijed pripremite probna pitanja kako biste istražili metode rada i sklonosti kandidata.
Mnogi poslodavci su u iskušenju odabrati osobnog asistenta sličnog iskustva i vještina, jer se osjećaju ugodno s familijarnošću. Ovo je pogreška. Ideja osobnog asistenta je imati nekoga u blizini tko će pokupiti labavost i doprinijeti timu. Umjesto da zapošljavate nekoga s istim skupom vještina, raspitajte se o drugim područjima stručnosti. Navedite trenutne slabosti na dnu pitanja za intervju i također se raspitajte o pozadini u tim područjima.
Za odabir osobnog asistenta koji se može nositi s potrebnim tehničkim zadacima, treba iskoristiti besplatne online procjene. “Stručna” razina jedne osobe u softverskom programu može biti ideja druge osobe o “početniku”. Ne zaboravite na komunikacijska područja. Hoće li osobni asistent komunicirati s klijentima putem e-pošte ili na druge načine pisane korespondencije? Uzmite uzorak za pisanje. Softver, uredski strojevi i standardne uredske procedure mogu se osposobiti, ali može biti teško poboljšati vještine pisanja za one koji prirodno nisu zadovoljni pisanom komunikacijom. Pravopisne pogreške, pravopisne pogreške i loša gramatika velika su prepreka za klijenta.
Dakle, procijenite potrebe i utrošite neko vrijeme na izradu opisa posla. Odredite kriterije koje morate imati, zatim suzite kandidate i zatražite testiranje. Vjerujte svojim instinktima. Ako je popis kandidata pravilno sužen, tada će najbolji izbori vjerojatno imati sve najvažnije kvalitete. U ovom trenutku, izbor bi trebao biti napravljen odabirom kandidata s kojim imate najbolji odnos.