Digitalni fotokopirni uređaji uvelike su zamijenili analogne fotokopirne strojeve kao standardnu uredsku opremu diljem svijeta. Napredna tehnologija je bolja za okoliš od starih strojeva, a možda je i lakša za održavanje i popravak. Kombinirajući funkcije skenera dokumenata i laserskog pisača, uređaj je napravio revoluciju u području fotokopiranja.
Tradicionalni ili analogni fotokopirni uređaji rade kombiniranjem pozitivno nabijenog bubnja i negativno nabijene tvari zvane toner kako bi se rekreirala slika izvornog dokumenta na novom komadu papira. Kako bi stvorili dodatne kopije, analogni strojevi morali bi svaki put kopirati original. Digitalni strojevi rade poput računalnog skenera dokumenata; pohranjuju podatke kao datoteku koja se zatim može ponovno ispisivati, mijenjati ili spremati.
Mehanizam za ispis djeluje poput modernog laserskog pisača. Pisač brzo pamti cijeli dokument skeniran putem procesora rasterskih slika (RIP) i stvara stranicu u rasterskoj memoriji. Kroz leće i zrcala, laser otiskiva komad papira sa slikom, koji se zatim čini vidljivim kroz toner s suprotnim nabojem.
Jedna od prednosti digitalnih fotokopirnih uređaja je mogućnost stvaranja više setova kopija iz jednog skeniranja. Ako osoba treba pet kopija paketa od pet papira, morat će samo jednom provući original, a kopirni uređaj će slobodno proizvoditi kopije. Dok se na malim poslovima to možda ne čini kao ušteda vremena, kada osoba radi 100 ili 1,000 kopija, to mu omogućuje da se udalji od kopirke i radi na drugim stvarima dok on dovršava posao.
Kvaliteta slike obično je znatno viša na digitalnom fotokopirnom uređaju od analognog modela. Zbog korištene tehnologije skeniranja, duplikati se ne mogu razlikovati od originala. Ako izvornik nije jasan ili nije dovoljno živopisan, ovi uređaji za kopiranje također omogućuju korisniku promjenu intenziteta i zasićenosti za kopije, tako da duplikati zapravo mogu izgledati bolje od izvornog dokumenta.
Gotovo svi fotokopirni uređaji na tržištu trenutno koriste digitalnu tehnologiju. Njihove napredne mogućnosti čine ih bržima, tišima i manje vremena za korištenje ili postavljanje od tradicionalnih verzija. Poslovni modeli mogu biti prilično skupi, a cijena raste s dodatnim naprednim značajkama.
Gotovo svi veliki proizvođači fotokopirnih strojeva koriste isključivo digitalnu tehnologiju. Kupci bi trebali pažljivo razmotriti potrebe svog poslovanja ili poduzeća, birajući koji će fotokopirni uređaj kupiti. To može biti jedan od najkorisnijih strojeva u cijeloj operaciji, a uredski administrativni pomoćnici mogu brzo postati frustrirani strojem niske kvalitete.