Prilikom pisanja poslovnog pisma trebali biste koristiti konverzacijski ton i pravilno oblikovanje, a trebali biste biti kratki. Planirajte svoje pismo prije pisanja navodeći glavna područja ili teme koje treba uključiti, kao i sve specifične incidente ili detalje. Zatim odredite logičan redoslijed kojim ćete rješavati probleme. Ukratko se osvrnite na bilo koju prethodnu korespondenciju ili razgovore u prvom odlomku, a zatim odmah prijeđite na svrhu poslovnog pisma. Jasno navedite sve daljnje radnje u posljednjem odlomku.
Ton
Koristite ugodan ton, osobito ako poslovno pismo sadrži negativnu akciju ili negativan odgovor. Izrazite zahvalnost za način na koji vam je primatelj pomogao, ako je primjenjivo. U posljednjem odlomku zahvalite primatelju na vremenu, razmatranju ili trudu. Bez previše osobnih, pokušajte koristiti prijateljski, suosjećajan ton za poslovna pisma. Ako ste vi ili vaša tvrtka pogriješili, budite iskreni u priznanju krivnje.
Kako biste izbjegli sklonost previše formalnom pisanju u poslovnom pismu, koristite kontrakcije poput onih koje se obično koriste u govoru. Također, uključite osobne zamjenice – kao što su “ja”, “mi” i “naš” – umjesto formalnijih izbora kao što je “tvrtka”. Budite sažeti. Na primjer, umjesto da napišete “Primamo vašu korespondenciju u vezi…” jednostavno napišite “Primili smo…”. Vrlo formalne fraze prikladnije su u određenim vrstama pravnih dokumenata ili korespondencije nego u jednostavnim poslovnim pismima.
Format
Koristite odgovarajući format za poslovno pismo. Blok stil je najjednostavniji. U blok-stilu slova, svi dijelovi počinju na lijevoj margini, bez uvlačenja.
Redoslijed glavnih komponenti
Ako koristite tiskanice s memorandumom s otisnutim imenom tvrtke ili osobnim imenom na vrhu, ne morate upisivati svoje ime i adresu. Ako ne koristite memorandum, upišite svoju adresu na vrh stranice. Za većinu poslovnih pisama trebali biste izbjegavati korištenje otmjenih tiskanica ili papira u boji.
Otprilike tri do 10 redaka nakon vaše adrese ili ispod ispisa memoranduma upišite datum i obavezno napišite mjesec. Četiri retka ispod datuma upišite unutrašnju adresu. Unutarnja adresa sadrži puno ime primatelja, adresu ulice, grad i poštanski broj, pri čemu je svaki u zasebnom redu. Ostavite jedan prazan redak između posljednjeg retka adrese i pozdrava. Pozdrav je općenito u formatu “Dragi gospodine Smith” ili “Draga gospođo Jones” – uz korištenje stvarnog prezimena primatelja umjesto ovih primjera, naravno – nakon čega slijedi dvotočka.
Jedan prazan red odvaja svaki odlomak u pismu. Unesite završnicu, kao što je “S poštovanjem” ili “S poštovanjem”. Koristite zarez nakon zatvaranja.
Ostavljajući tri ili četiri prazna retka za potpis, upišite svoje ime. Stavite naziv svog radnog mjesta, ako želite, ispod svog imena. Ako u svoje poslovno pismo uključite privitke ili priloge, upišite odgovarajuću riječ – “Prilog” ili “Prilog” – nakon praznog retka ispod upisanog imena ili naslova.
Korektura
Provjerite svoje poslovno pismo nakon što ga napišete kako biste provjerili je li sve točno i potpuno, uključujući sve datume i sve novčane iznose. Ispravite pismo zbog tipografskih ili gramatičkih grešaka. Neka netko drugi pročita vaše pismo prije nego što ga pošaljete, a ne zaboravite ga potpisati plavom ili crnom tintom.