Kapitalni proračun je proces odabira ulaganja i imovine za dugoročni razvoj poslovanja. Kapitalni proračun se sastoji od mješavine starih i novih projekata i proizvoda. Odnos između novčanog toka tvrtke i kapitalnog proračuna obično počinje oslanjanjem poduzeća na kapitalni proračun kako bi ga opskrbilo priljevom novca. Najznačajnija povezanost događa se kod mjerenja profitabilnosti stavki u kapitalnom proračunu, jer financijeri poslovanja u izračunima koriste novčane tokove umjesto računovodstvene dobiti.
Budući da se velik dio financijskog zdravlja i percipirane stabilnosti tvrtke temelji na računovodstvenim evidencijama, posebno na dobiti, neki se ljudi mogu zapitati zašto bi se kapitalni proračun temeljio na novčanim tokovima. Kao prvo, većina američkog računovodstva radi se na obračunskoj osnovi, što znači da se neki profiti i rashodi ne uračunavaju u financije do kraja računovodstvenog ciklusa tvrtke. Izračun s novčanim tokovima nudi način procjene kapitalnog proračuna u stvarnom vremenu.
Financijski menadžeri često koriste inkrementalne novčane tokove nakon oporezivanja kako bi organizirali sredstva pri utvrđivanju novčanog toka i kapitalnog proračuna za novi projekt. Inkrementalna metoda gledanja na novčane tokove razlikuje samo promjene novčanog toka koje bi novi projekt generirao. To omogućuje menadžerima da vide koliko koštaju novi projekti i koliko novca svaki projekt generira. Određivanje inkrementalnih iznosa novčanog toka može biti teško jer sustavu nedostaje struktura obračunskog računovodstva.
Sustavi inkrementalnih novčanih tokova posebno su korisni pri izračunu novčanog toka i proračunu kapitala za nove proizvode koji se mogu natjecati s postojećom robom tvrtke. Prema tipičnom obračunskom sustavu, prihod od novog proizvoda bi se računao samo kao dobit, ali inkrementalni sustav omogućuje menadžerima da uračunaju i gubitak prodaje od starijeg proizvoda i priljev novca od novog proizvoda. Uz troškove razvoja i uvođenja, može se zaključiti da novi proizvod zapravo nije vrijedan kapitalnog ulaganja. Premještanje novčanih priljeva s jednog proizvoda na drugi nije dovoljno za stvaranje rasta, stoga tvrtke moraju povećavati ukupne novčane tokove sa svakim dodatkom kapitalnom proračunu.
U novčanim tokovima i kapitalnom proračunu, pojam ‘obrtni kapital’ odnosi se na ona sredstva koja se koriste za razvoj i uvođenje novog projekta. Prema sustavu inkrementalnog novčanog toka, svako početno ulaganje obrtnog kapitala ostaje vezano za projekt za vrijeme trajanja pothvata. Nema povrata ulaganja, samo potencijalno povećanje ili smanjenje novčanih tokova. Ovaj koncept često čini financijske menadžere vrlo opreznim u pokretanju novih projekata, osobito pothvata s visokim ulaganjem obrtnog kapitala.