Odnos između prodaje i upravljanja zalihama važan je jer vlasnik tvrtke može znati s kojim zalihama ima samo ako zna što je kupio, a što prodao. Ispravno bilježenje prodaje vlasniku tvrtke daje do znanja kada mu ponestane artikla u svom inventaru, treba li ga obnoviti i, ako da, koliko kupiti. Pravilno vođenje evidencije svaki put kada se izvrši prodaja može olakšati ovaj proces. Također može pomoći vlasniku tvrtke da prati svoju profitabilnost i donosi odluke o budućnosti poslovanja.
Pozadinsko upravljanje zalihama uključuje računovodstvo nabave sirovina koje će na kraju biti pretvorene u robu za prodaju i artikle kupljene za neposrednu preprodaju. Sirovine se prenose na međuračunu nedovršene proizvodnje dok se koriste za proizvodnju. Zatim se artikli prenose u kategoriju gotovih proizvoda i prodaju. Prefabricirani artikli se odmah stavljaju na odgovarajući račun zaliha nakon što su primljeni i prijavljeni. Odavde se prodaja i upravljanje zalihama obavljaju istovremeno dok se bilježi prihod i artikal uklanja iz gotove robe.
Kada prodajni suradnik zabilježi transakciju, stanja zaliha se još jednom usklađuju. Jedine druge okolnosti u kojima se proizvod uklanja iz zaliha na prodajnom mjestu su oštećenje ili krađa. Za pravilno raspoređivanje prihoda i gubitaka, veza između prodaje i upravljanja zalihama mora biti jaka, a suradnici se moraju pridržavati svih zahtjeva za zalihama u pogledu prodaje, štete i krađe.
Postoji samo jedna šansa za tvrtku — osobito veliku s mnogo artikala za prodaju — da zabilježi transakcije na prodajnom mjestu (POS) i prilagodi razine zaliha. Ne može se očekivati da će suradnici zapamtiti svaku transakciju, stoga je pouzdan sustav neophodan. Većina POS sustava integrirana je sa sustavom za praćenje zaliha, a crtični kodovi osiguravaju da je svaki proizvod ispravno evidentiran. Sve dok se svaki artikl pravilno skenira ili zabilježi, razine zaliha će se točno održavati. Oštećeni predmeti moraju se ručno ukloniti iz inventara, kao i predmeti izgubljeni zbog poznate krađe.
Iako postoje i drugi načini prilagođavanja zaliha nakon prodaje, najbolja metoda je stvoriti POS postupak koji se lako slijediti i potaknuti snažno razumijevanje između prodajnih suradnika i suradnika za upravljanje zalihama. Iako je razdvajanje dužnosti važno za održavanje sustava provjere i ravnoteže, svaki odjel mora razumjeti sve povezane postupke na osnovnoj razini, ako ne i na višoj. Odjeli prodaje i upravljanja zalihama moraju surađivati kako bi osigurali da se stavke pravilno obračunavaju. Netočne brojke prodaje i razine zaliha mogu dovesti do napuhanih izjava o zaradi i u konačnici mogu utjecati na zdravlje i dugovječnost tvrtke.