Mnogi ljudi koriste video konferencije kao sredstvo komunikacije. Ova vrsta komunikacijske tehnike ima dodatnu prednost jer može vidjeti sudionike konferencije, što je za razliku od komunikacijskih tehnika samo audio. Postoji nekoliko različitih dijelova opreme koji su potrebni ovisno o vrsti video konferencije koja se održava. Općenito, međutim, sve što je potrebno je web kamera, mikrofon i računalo.
Dok su neki računalni sustavi omogućeni za videokonferencije čim izađu iz kutije, drugi zahtijevaju dodatnu opremu kako bi postavili odgovarajuću platformu. Najčešći zahtjevi su mikrofon, zvučnici i web kamera. Neki ljudi odluče kupiti softver za video konferencije kako bi ga instalirali na svoje računalo, ali taj softver nije neophodan. Postoji nekoliko različitih vrsta internetskih programa za video konferencije koji se mogu besplatno preuzeti i koristiti. Neki ljudi mogu odlučiti kupiti konferencijski softver, međutim, kada su potrebne posebne značajke.
Web kamere su dostupne u širokom rasponu cijena i opcija, no mnogo puta će računalo koje se koristi za vođenje video konferencije imati jednu ugrađenu. Kada mala grupa od dvije do osam ljudi sudjeluje u video konferenciji, obično je potrebna samo jedna web kamera. Međutim, postoje slučajevi kada će svaki pojedinac koji sudjelovati u videokonferenciji radije imati svoju web kameru. Kada se to dogodi, softver za video konferencije koji se koristi za olakšavanje sastanka, bilo da se kupuje samostalno ili se temelji na webu, mora podržavati više od jedne kamere.
Dobar mikrofon bitan je dio video konferencije. Kako bi sudionici učinkovitije komunicirali jedni s drugima, svaki bi mogao htjeti imati vlastiti mikrofon, jer jedan mikrofon možda neće imati domet da čuje glasove u cijeloj prostoriji. Na tržištu je dostupno mnogo različitih vrsta mikrofona koji se mogu koristiti za olakšavanje video konferencije. Ovi mikrofoni se kreću od slušalica do ručnih mikrofona, od višesmjernih do višesmjernih i još mnogo toga.
Uz računalni monitor, neki ljudi odlučuju koristiti dodatne monitore tijekom video konferencije. To se posebno događa kada videokonferencija koja se održava uključuje veliki broj ljudi. Kada više od 20 ljudi sudjeluje u videokonferenciji, projekcijsko platno je obično najbolja vrsta monitora za korištenje, jer to omogućuje svim sudionicima da jasno vide što se događa. Također bi trebalo postaviti više zvučnika kada veliki broj ljudi sudjeluje u videokonferenciji kako bi se zvuk mogao jasno čuti na cijeloj lokaciji.