Razlika između računa pomoćnih i glavne knjige je funkcionalna. Glavna knjiga poduzeća je knjiga vrhunskih računa koji čine njezin računovodstveni sustav. Pomoćna knjiga je podračun računa glavne knjige. Glavne knjige bilježe transakcije stavki u glavnim kategorijama računa. Pomoćne knjige pružaju pojedinosti za jednu od tih stavki, stvarajući zasebni mini račun za stavku koji može pratiti transakcije koje su specifične za tu jednu stavku.
Sve tvrtke dužne su održavati knjigovodstveni sustav od strane državnih agencija. Manja poduzeća vode poslovne knjige tako da porezna tijela mogu povremeno prikupljati poreze na promet, zapošljavanje i prihod. Velike javne korporacije imaju te odgovornosti, a regulatori državnih vrijednosnih papira od njih također zahtijevaju održavanje knjigovodstvenog sustava kako bi ulagače izvijestili o financijskom položaju korporacije. Iako nejavna poduzeća mogu tehnički održavati bilo koju vrstu knjigovodstvenog sustava koji točno odražava prihode i rashode, mnoga su u skladu sa svojim sustavima standardima koje postavljaju javna poduzeća. Javna poduzeća koriste sustav dvojnog knjigovodstva koji je u skladu sa standardima postavljenim od strane odbora za reviziju međunarodnih i nacionalnih računovodstvenih standarda.
Dvostruko knjigovodstvo je sustav koji prati sedam vrsta računa:
imovina
pasiva
prihod
troškovi
prednosti
gubici
vlasnički kapital
Ti se računi zajednički nazivaju glavna knjiga. Glavna knjiga vodi opće račune koji spadaju u sedam kategorija računa. Na primjer, poduzeća obično imaju račune glavne knjige za dugotrajnu imovinu, tekuću imovinu, tekuće obveze, dugoročne obveze, prihode od prodaje i administrativne troškove. Unosi se na te račune vrše korištenjem notacija zaduženja i kredita za prebijanje.
Budući da su računi glavne knjige računi najviše razine koji mogu sadržavati podkomponente, pomoćne knjige koriste se za pružanje potkrepljujućih detalja stavci konta. Računi pomoćnih i glavne knjige imaju ovisan odnos, ali način na koji osoba upravlja s dvije vrste računa i unosi podatke je isti. Razlika između računa pomoćnih i glavne knjige leži jednostavno u načinu na koji se računi koriste.
Na primjer, veletrgovac bi obično vodio račun prihoda za prodaju. Ovaj račun je račun glavne knjige najviše razine, jer prikuplja sve podatke o prodaji po razdoblju. Veletrgovac vjerojatno ima račune klijenata, međutim, koji čine brojke prodaje i mogu biti navedeni u glavnoj knjizi stavljanjem svakog klijenta u poseban redak s ukupnim iznosom prodaje za svakog klijenta za godinu. U računovodstvenom sustavu, račun prodaje glavne knjige mogao bi imati priložene pomoćne knjige za svakog klijenta. Pojedinačne transakcije koje su specifične za tog klijenta bilježe se na računu pomoćne knjige klijenta kao detalj ukupnog iznosa evidentiranog u glavnoj knjizi.
Računi pomoćnih i glavne knjige međusobno provjeravaju i uravnotežuju. Linija glavne knjige u kojoj su detalji pomoćne knjige naziva se kontrolni račun. Zbroj transakcija u pomoćnoj knjizi mora biti jednak iznosu u odgovarajućem retku na računu glavne knjige kako bi računi ostali u ravnoteži.