Glavne razlike između računa i potvrde o primitku proizlaze iz toga kada se svaka vrsta dokumenta dostavlja tijekom procesa kupnje i svrhe svakog dokumenta. Prodavatelj proizvoda ili usluge obično izdaje fakturu osobi ili tvrtki koja kupuje tu stavku, obično nakon što se ta stavka prenese, ali prije nego što se plati. S druge strane, prodavatelj izdaje kupcu račun nakon što je artikl plaćen. Dok oba ova dokumenta izdaje prodavatelj, faktura je zahtjev za plaćanje, dok je račun zapis o uplati.
Račun i račun obično izdaje prodavatelj proizvoda ili usluge kupcu tog artikla, iako je svaki dokument namijenjen za drugu svrhu. Računi se koriste kao sredstvo dokumentiranja proizvoda ili usluga koje prodavatelj pruža kupcu, a zatim zahtijeva plaćanje za taj artikl. Obično se izdaje prilikom isporuke naručenog artikla, iako se račun može izdati i nakon narudžbe, ali prije isporuke.
Račun izdaje prodavatelj kupcu artikla nakon izvršene uplate za taj artikl. Učinkovito služi kao dokaz o kupnji za kupca, tako da on ili ona može dokazati da je proizvod ili usluga legitimno kupljena. To također može koristiti kupac za praćenje uplata koje je primio za različite artikle. I faktura i račun mogu se koristiti kao dio ciklusa kupnje, kako bi kupac i prodavač mogli pratiti gdje se nalaze u tom ciklusu.
Ova razlika u tome gdje se faktura i račun izdaju unutar vremenskog okvira procesa kupnje je vrijedna pažnje. Važnost računa temelji se na korištenju računa za dokumentiranje prodaje prije plaćanja, dopuštajući prodavačima da prate odlazne proizvode i ukazujući kupcima koji proizvodi ili usluge dolaze. To je važno za pravilno praćenje zaliha na obje strane procesa kupnje i za praćenje plaćanja koja su na čekanju. Računi, s druge strane, omogućuju kupcima praćenje izvršenih plaćanja i olakšavaju prodavačima praćenje koje su fakture plaćene, a koje su još na čekanju.