Postoji niz razlika između telefonske sekretarice i govorne pošte, iako su oba sustava dizajnirana za obavljanje istog osnovnog zadatka. Telefonska sekretarica je obično fizički uređaj koji snima poruke, bilo kao dio postojećeg telefona ili kao zasebna jedinica. Govorna je pošta, s druge strane, usluga koja nekome omogućuje snimanje poruka na zasebnom poslužitelju ili sustavu, s kojeg korisnik može pristupiti svojim porukama s udaljene lokacije. Iako su dizajnirani za postizanje istog cilja, telefonska sekretarica i govorna pošta razlikuju se po načinu na koji osoba pristupa porukama, gdje su poruke pohranjene i kako ih dolazni pozivatelji mogu kontaktirati.
Jedna od glavnih razlika između telefonske sekretarice i govorne pošte je način na koji osoba može pristupiti spremljenim porukama. Budući da je telefonska sekretarica fizički uređaj koji se obično nalazi uz telefon, netko obično može pritisnuti gumb na uređaju kako bi čuo poruke. Ovoj vrsti stroja moguće je pristupiti i putem udaljene telefonske linije, iako to ovisi o modelu automatske sekretarice. Govornoj pošti, s druge strane, obično se može pristupiti putem telefona i računala budući da je riječ o udaljenom sustavu koji omogućuje nekome da lakše čuje svoje poruke s bilo kojeg mjesta.
Ova razlika u načinu pristupa dvjema metodama pohrane uvelike se temelji na tome kako se poruke pohranjuju u tim sustavima. Uz telefonsku sekretaricu, poruka se snima i pohranjuje unutar samog fizičkog uređaja. Govorna pošta, međutim, pruža uslugu kojom se pozivatelj prebacuje u zasebni sustav u kojem se poruke primaju i snimaju. To znači da se snimljenim porukama može pristupiti izravno s telefonske sekretarice, dok netko mora pristupiti vanjskom sustavu za slušanje poruka govorne pošte. Iako takva razlika između telefonske sekretarice i govorne pošte može biti zanemariva za neke ljude, kod drugih može izazvati zabrinutost u pogledu sigurnosti poruka u sustavu govorne pošte.
Svrha i telefonske sekretarice i govorne pošte je omogućiti nekome tko zove da ostavi poruku kada se nitko ne javlja na telefon. S telefonskom sekretaricom, sve dok nitko nije na telefonskoj liniji i nitko se ne javlja, poziv se usmjerava na automat, koji zatim snima poruku od pozivatelja. Većina automatskih sekretarica, međutim, ne može snimiti poruku od pozivatelja ako je netko na telefonu i ne može odgovoriti na dolazni poziv. Sustavi govorne pošte, međutim, obično prenose dolazni poziv na poslužitelj govorne pošte, dopuštajući pozivateljima da ostave poruku čak i kada je primatelj već na telefonu kada dođe drugi poziv.